Gestão de Tempo

Lei de Parkinson: como ela contribui na sua produtividade

15 min de leitura | 07 de março 2022

É possível produzir mais em menos tempo? A Lei de Parkinson nos mostra que sim. Surgida inicialmente como uma crítica à burocracia do sistema público britânico, na década de 1950, a ideia foi, aos poucos, sendo assimilada à gestão de projetos e até mesmo a qualquer situação cotidiana, como afazeres domésticos e planos de estudo, por exemplo. 

Hoje, a Lei de Parkinson é vista como um alerta à procrastinação, mas neste artigo vamos te dar estratégias para que, a partir dela, você consiga gerir melhor o seu tempo e atingir a produtividade, imputando mais qualidade no que é feito no seu ambiente de trabalho. Vamos lá?

 

O que é a Lei de Parkinson e qual a origem dela?

Primeiramente, vamos quebrar o gelo: mesmo tendo esse nome, a Lei de Parkinson não nasceu sendo uma “lei”, ou seja, não queremos te impor nada aqui falando sobre ela.

Tudo começa por volta de 1955, lá na Inglaterra, com o historiador britânico Cyril Northcote Parkinson, especializado em assuntos da Marinha.

Observando o funcionamento das repartições públicas do país na época, ele notou uma tendência: a burocracia, que quanto maior ela era, mais os serviços se mostravam ineficientes.

Quem já esbarrou nesse tipo de problema pode concordar com ele e iniciar, mentalmente, uma série de críticas aos serviços públicos, muito comumente lembrados pela demora nos atendimentos. Porém, Parkinson observou que o problema também acontecia em empresas privadas.

Foi aí que surgiu a famosa frase da Lei de Parkinson:

“O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua conclusão”.

Mas esse não é o único pilar que sustenta a Lei de Parkinson. Junto a ele também vem a seguinte ideia:

“O tempo dedicado a qualquer tema da agenda é inversamente proporcional à sua importância.”

Em outras palavras, Parkinson estava querendo dizer que quanto mais prazo há para que algo seja entregue, menos eficiente é o resultado, porque o responsável pela tarefa usa todo o prazo que tem, postergando a entrega desnecessariamente, figurando à demanda uma falsa complexidade.

Em contrapartida, se esta mesma tarefa tivesse um prazo menor, ela seria entregue a tempo e executada de maneira mais simples e eficiente.

 

A Lei de Parkinson se torna livro e objeto de estudo

Parkinson publicou suas impressões e críticas na revista The Economist. O artigo ganhou mais corpo e um tom irônico e se transformou no livro “A Lei de Parkinson: a busca do progresso”.

Nas décadas seguintes, mais especificamente em 1960 e em 1999, a Lei de Parkinson virou objeto de diferentes estudos. Os resultados da pesquisas confirmaram: quanto mais tempo as pessoas ganhavam para finalizar suas tarefas, mais tempo levava para que elas fossem concluídas.

Daí em diante, este conceito se tornou realmente popular no mundo inteiro – olha a gente aqui falando sobre ele – e, atualmente, a Lei de Parkinson, como ficou conhecida, é aplicada em assuntos que tratam da gestão do tempo, sendo bastante relacionada ao conceito de procrastinação.

 

A Lei de Parkinson na gestão do tempo

Pare e reflita um pouco: você é do time que usa todo o prazo da tarefa ou que coloca a mão na massa e faz a entrega quando ela está finalizada? Prazos grandes te motivam ou te fazem relaxar?

Em pleno século 21, onde tudo acontece de forma veloz, sobretudo por conta da tecnologia, o tempo é uma das moedas mais valiosas, e uma boa administração dele é essencial, seja no dia a dia das empresas ou na vida pessoal. 

Tente se lembrar de alguma vez que você precisou estudar para uma prova que aconteceria em cerca de 15 dias. Muito provavelmente, os estudos se concentraram nos dois dias que antecederam o exame.

Pense agora numa situação de trabalho. Você recebe uma tarefa com um prazo confortável. Existe, então, segundo a Lei de Parkinson, uma forte tendência a adiar o início dela e dar o gás total à medida que o fim do prazo se aproxima. 

Mas será que não seria possível realizá-la num período menor? Em vez de passar o tempo lapidando detalhes que deixam a tarefa mais complexa ou, simplesmente, adiando os afazeres, não seria mais produtivo criar estratégias e investir tempo realizando de fato a tarefa para entregá-la antes do prazo?

Em meio às distrações que nos desviam do foco, ainda existem problemas como prazos irreais ou até mesmo tarefas e projetos inteiros sem data de entrega definida.

E mais: se pensarmos que, das oito horas que temos de expediente, apenas duas horas e 23 minutos são realmente produtivas, segundo pesquisa da VoucherCloud, vemos que a Lei de Parkinson tem o seu valor.

Quando falamos em Lei de Parkinson, então, precisamos ter em mente que tudo gira em torno do prazo, o famoso deadline. Ou melhor, do tempo e do esforço que você dedica à tarefa até que o prazo dela se esgote.

A esse ponto, você já deve ter percebido que a Lei de Parkinson não te diz como gerir melhor o seu tempo. Porém, ela diz exatamente o que não fazer.

Por isso, para não repetir o que foi observado por Parkinson, precisamos ter em mente que quanto menor o prazo, maior será a importância que atribuímos à atividade e maior o nosso rendimento.

 

Como alcançar a produtividade usando a Lei de Parkinson

Você sabia que os seres humanos têm uma capacidade limitada de memória? O escritor e professor da Universidade de Princeton, nos EUA, Eldar Shafir, explica, em entrevista à BBC, que devido a essa limitação, nós dividimos a nossa atenção esporadicamente, da maneira como podemos. Porém, em algum momento, precisamos parar e colocá-la por inteiro em algo. 

Para Shafir, isso tem um risco, pois ao focar muito em um projeto, acabamos deixando de lado outras tarefas igualmente importantes. Ele diz: “Quando você tem um prazo, é como ter uma tempestade à sua frente. É ameaçador e está se aproximando, então você se concentra fortemente na tarefa.”

Vemos aqui a Lei de Parkinson em sua essência e percebemos também o quanto seus efeitos podem ser negativos, pois, apressar-se para realizar algo em poucas horas não é nada agradável, principalmente se o prazo foi definido por outra pessoa que não você.

Pensando nisso, vamos te mostrar a seguir como é possível ser mais eficiente na realização das suas tarefas, desafiando a si mesmo e criando um senso de urgência.

 

Estratégias para estimular a concentração e a produtividade

Antes de te apresentar às táticas que podem ser implementadas no seu dia a dia e que te ajudarão a administrar os prazos, se concentrar na medida certa e produzir com qualidade, sem correr contra o tempo, é importante pontuar que a produtividade é diferente para cada pessoa, pois o processo criativo se dá de forma distinta para cada um e, além disso, cada profissional tem sua forma de trabalhar, seus métodos, suas rotinas. 

Por esse motivo, a Lei de Parkinson precisa ser analisada respeitando as capacidades e habilidades individualmente, sem projetar comparações entre os colegas. 

Para Elizabeth Tenney, professora-assistente da Eccles School of Business da Universidade de Utah, nos EUA, que estuda pressão de tempo e produtividade, “quando as pessoas se sentam para realizar uma tarefa, elas se esforçam muito inicialmente. Em algum momento, haverá um rendimento decrescente.”

Por isso, para manter a produtividade e gerir bem o tempo, impedindo que as forças da Lei de Parkinson atuem, existem ferramentas que podem ser usadas na sua rotina para que você, de forma particular, procure diminuir ao máximo o prazo que lhe foi dado. Vamos conhecê-las agora.

 

Métodos de priorização

Utilizar recursos de priorização vai te ajudar a definir por onde realmente começar. Essa é uma estratégia importante quando se trabalha com um volume grande de tarefas ou quando você não recebe prazos. Algumas delas são a Matriz GUT e a Matriz de Eisenhower, das quais já falamos aqui no blog.

 

Técnica Pomodoro 

Com as tarefas priorizadas, ou mesmo com os prazos bem estabelecidos, chegou a vez de dinamizar o tempo para ter mais foco e produzir com qualidade e simplicidade. 

Sabe aqueles cronômetros de cozinha em forma de tomatinho? A Técnica Pomodoro leva esse nome por causa deles. Ela foi criada em 1980 pelo italiano Francesco Cirillo e funciona por meio de ciclos de tempo.

Cada ciclo dura 25 minutos e representa um Pomodoro. Ao final de um ciclo, faz-se 5 minutos de pausa e assim por diante. O objetivo é dar o máximo de si nesses 25 minutos e só se distrair apenas no intervalo. Assim, a nossa mente fica mais à vontade e a produtividade acontece, comprovadamente!

 

Mude a rotina

Bem, esta não é exatamente uma técnica, mas você pode criar estratégias que te forcem a fazer diferente para burlar a procrastinação e vencer a Lei de Parkinson, não é mesmo? 

Veja algumas delas:

  • Selecione uma tarefa pela manhã e tente fazê-la até a hora do almoço.
  • Após o almoço, selecione outra tarefa e tente realizá-la antes das 17h.
  • Diversifique a pauta: trabalhe em tarefas diferentes ao invés de focar em apenas uma demanda no dia.
  • Se você tem a opção de trabalhar fora do escritório, vá até um café tranquilo e saia de lá com a tarefa concluída, antes que a loja feche.
  • Caso goste de ouvir música, coloque um álbum para tocar e tente finalizar a tarefa até a última faixa. Caso você não consiga se concentrar com música, tire o carregador do notebook da tomada e tente concluir a atividade antes que a bateria termine.
  • Sempre que conseguir concluir uma tarefa num prazo menor, dê-se uma recompensa.

 

O paradoxo da Lei de Parkinson: tá sobrando tempo? 

Então quer dizer que usar a Lei de Parkinson a seu favor significa gerar tempo ocioso? Não mesmo! O tempo que você ganha pode ser distribuído em tarefas de fato mais complexas ou simplesmente pode ser investido em você. É o autogerenciamento perfeito!

Quando você começar a combater os princípios da Lei de Parkinson, vai se sentir orgulhosa ou orgulhoso. Vai perceber que aquela tarefa que custava tanto para ser iniciada era muito mais simples do que parecia ou que aquela atividade que poderia ocupar a sua pauta por uma semana inteira, saiu da sua lista de “a fazer” para a coluna de “feito” em poucos dias.

Ao se concentrar nas tarefas, simplificar a sua execução e não prolongar o prazo de entrega, você deixa de lado um perfeccionismo que nem sempre é necessário, abre espaço para a colaboração, usa a sua criatividade, aprende a se concentrar mais, divide melhor as tarefas e ainda acaba com a tentação de procrastinar.

 

Adeus, Lei de Parkinson. Olá, qualidade e produtividade!

Que tal deixar para trás aquele estereótipo de que o brasileiro só faz as coisas de última hora? Essa prática, além de ser muito estressante, abre espaço para que erros sejam cometidos, devido à pressa.

Outra questão que também precisa ficar no passado é a ideia de que produtividade é sinônimo de quantidade. Nos dias de hoje, a qualidade da entrega e o bom resultado, são muito mais valorizados que o volume de coisas que alguém consegue fazer num determinado tempo.

Não é à toa que o mindset ágil está ganhando cada vez mais espaço nas corporações. E o que significa ser ágil? Mais uma vez, não tem a ver com velocidade, mas sim, significa fazer uma boa gestão do tempo e das tarefas, isto é, trabalhar em ciclos, quebrar tarefas grandes em outras menores, distribuir tarefas, investir as horas certas nas demandas que realmente pedem mais atenção, aprender com os erros e não mais cometê-los.

Portanto, vamos espantar o fantasma do Parkinson de uma vez por todas. Ou melhor, vamos aprender com ele!

É hora de se desafiar e abrir mão da procrastinação, abraçando de vez a produtividade e tendo mais tempo para dedicar ao que realmente importa! Usar um gerenciador de tarefas, como o FlowUp, por exemplo, te ajuda a ter uma noção visual de todas as tarefas, te dando uma ideia ampla de priorização e da complexidade de cada atividade.

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