Matriz de Eisenhower: aprenda a priorizar as suas tarefas

Você tem dificuldades na priorização de tarefas? Sente que você passa o dia só apagando incêndios, mas deixa as ações que vão dar mais resultado para depois? Há uma explicação científica para isso, que você vai conhecer abaixo. Porém, mais importante ainda, há uma solução.

A matriz de Eisenhower surgiu com esse propósito. Trazer o senso de prioridade em relação às tantas tarefas que temos no dia a dia. Quer saber como funciona e como aplicá-la na prática? Então, acompanhe a leitura!

Por que somos ruins em priorização?

Os estudos demonstram que temos uma tendência a priorizar tarefas de acordo com a sua urgência, mais do que em relação à sua importância. Ou seja, mesmo que algumas tarefas levem a recompensas maiores ou mais significativas, somos mais sensíveis à variável do tempo, priorizando as tarefas urgentes.

Até mesmo para as tarefas que não são importantes. Isso se explica porque esse tipo de tarefa gera um resultado mais imediato. Algo precisa ser resolvido agora, então nos movemos. O resultado é visível logo em seguida. Agora  em relação a tarefas importantes mas de longo prazo, mesmo que gerem melhores frutos, são difíceis de se engajar, porque o resultado parece muito distante.

Mas, se apenas focarmos nas tarefas urgentes, nunca conseguiremos tirar do papel os planos de longo prazo, que apontam para melhores resultados. Por isso, é tão importante ter uma visão do todo. Aí entra a matriz de Eisenhower.

O que é a matriz de Eisenhower?

A matriz de Eisenhower não leva esse nome à toa. Ela foi criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower. O seu objetivo na época, que permanece até hoje, era o de ajudar a tomar melhores decisões, sendo uma ferramenta que indica a prioridade das tarefas. 

Ela faz isso de forma muito simples, categorizando as tarefas em dois critérios básicos: urgência e importância. Com essa informação é possível identificar e priorizar tudo o que for urgente e importante e evitar que se perca tempo demais com o restante. Mas, você diferenciar esses dois conceitos?

Importante ou urgente: aprenda a diferenciar

Um passo importante para conseguir preencher com sucesso a sua matriz é entender bem estes dois conceitos. Uma tarefa importante, portanto, é algo que está relacionado a um objetivo ou meta que você estabeleceu. Ou seja, ela faz parte do seu planejamento maior. É algum dos passos que você precisa dar para alcançar esse outro lugar que deseja chegar. 

Já uma tarefa urgente está relacionada ao prazo que ela possui. Algumas tarefas possuem uma data limite, outras não. Por exemplo: fazer uma inscrição em uma prova ou enviar um o seu imposto de renda. Ambas possuem uma data limite e quanto mais próximo, mais urgente a tarefa é. Confira abaixo se parece o esqueleto de uma matriz.

Quadrantes da matriz de Eisenhower

Traçando a matriz, ficamos com 4 quadrantes. Cada um deles vai identificar a ação prioritária que você deve tomar. 

1° quadrante: Importante X Urgente

Esse é o quadrante com tarefas que você deve priorizar. Para as tarefas alocadas nesse quadrante a ordem é: faça agora! Se algo é importante para você, significa que está agregado aos seus objetivos maiores. E, sendo urgente, significa que o prazo está acabando. Então, não deixe para depois. 

2° quadrante: Importante X Não urgente

Para esse quadrante o conselho é: agende! Não é para agendar para muito longe, mas você pode se programar melhor para lidar com essas tarefas, já que elas são importantes e merecem um carinho especial. 

3° quadrante: Não importante X Urgente

Tudo o que cair nesse quadro, a ideia é delegar, se possível. Um exemplo de uma tarefa que poderia estar aqui: atender o telefone. Ligações são urgentes no sentido de que elas precisam ser atendidas no momento em que acontecem. Mas, de maneira geral, dificilmente são realmente importantes. Por isso, que grandes executivos possuem secretárias. Assim, é possível fazer um primeiro filtro, para ele não perder tanto tempo. 

4° quadrante: Não importante X Não urgente

O que não for importante e nem urgente, a ideia é eliminar ou pelo menos reduzir a quantidade dessas tarefas na sua agenda. Embora, às vezes, ações que caiam nesse quadrante possam ser boas para distrair a mente por um momento, como checar as redes sociais, no geral elas fazem perder muito tempo. 

Benefícios da matriz de Eisenhower

Se você ainda não se convenceu de utilizar essa ferramenta, considere os 3 principais benefícios que há em colocá-la em prática. 

1. Saber por onde começar

Quando chegamos em um ponto de ter muitas coisas acumuladas para fazer, fica difícil decidir o que começar a resolver primeiro. Começar pelo mais complexo, porque vai demorar mais ou fazer o mais simples para tirar logo da lista?

Sem ter nenhum critério, fica difícil escolher. A matriz de Eisenhower já dá um bom norte. 

2. Reduzir a ansiedade

Quando estamos no meio do olho do furacão, o estresse e a ansiedade costumam ser uma consequência comum. Tudo o que se vê é uma pilha de tarefas e o sentimento de incapacidade ou de inferiorização pode aparecer. 

Ter uma ferramenta para tornar visual tudo o que você tem pendente, torna tudo mais fácil. Além disso, os próprios quadrantes já indicam pista do que fazer. Assim, você consegue um alívio para a mente. 

3. Foco no que mais importa

Como falamos no início do texto, temos uma tendência a priorizar as tarefas por sua urgência. O problema é que nem tudo que é urgente é importante. Logo, se deixamos por nossa conta, sem envolver algum processo de organização, é provável que não vamos conseguir focar nas tarefas que podem gerar mais resultados. 

Como fazer a matriz de Eisenhower?

Agora que você entendeu toda a mecânica por trás do preenchimento, fica fácil montar a sua matriz. Você tanto pode fazê-la por meio de algum programa, montando uma tabela no Excel ou com caneta e papel mesmo, se preferir. Essa pode ser uma boa opção para ficar bem visível. 

Primeiro, liste tudo o que você precisa fazer. Depois, separe segundo as características de urgência e importância, em cada um dos quadros e pronto. Agora é fazer disso um fluxo contínuo, mantendo sempre o preenchimento. Uma dica importante é dar um foco especial ao segundo quadrante. É nele que estão as coisas que vão gerar os maiores resultados no longo prazo, mas que muitas vezes são deixadas de lado, por não haver um prazo. 

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