Matriz GUT de priorização: como funciona e como utilizá-la

As decisões tomadas pelos gestores nas empresas ou na gestão de projetos precisam ter como paradigma a necessidade de fazer escolhas frente aos recursos escassos que a empresa/projeto possui. Sendo assim, é preciso que existam prioridades que sejam estabelecidas acima de outras questões corriqueiras.

Neste artigo, vamos aprofundar nosso conhecimento sobre o que é a matriz GUT de priorização e como esta ferramenta de gestão auxilia no gerenciamento e na produtividade dos projetos. Continue a leitura!

O que é e quais são os objetivos da matriz de priorização?

Todos nós já sentimos em algum momento aquela sensação de estar perdido em meio a grande quantidade de trabalho. Ao mesmo tempo, em momentos assim dificilmente estabelecemos prioridades, pois tudo parece ser importante, urgente ou “para ontem”.

O objetivo da matriz de priorização é justamente combater isso. Na prática, ela funciona como um instrumento de gestão orientado para organização das tarefas priorizando-as conforme critérios rigorosos e racionalmente estabelecidos.

Sua aplicação ajuda na escolha entre as alternativas disponíveis revelando qual das opções demandam por maior atenção.

Qual a importância de utilizá-la?

A importância da matriz de priorização para a gestão de projetos é orientar o comportamento dos gestores e equipe sobre a rota a ser seguida, quais os problemas a serem enfrentados e qual o trabalho a ser imediatamente realizado.

Esse é o primeiro benefício mais facilmente perceptível pela matriz. Porém, a capacidade de identificar pontos que não estavam recebendo a atenção devida, também é uma vantagem. Afinal, questões cruciais podem passar despercebidas se não forem devidamente priorizadas. Confira a seguir uma breve lista com mais algumas vantagens.

1. Agilidade na tomada de decisões
2. Integração das equipes de trabalho
3. Foco na melhor forma de execução das tarefas
4. Gerenciamento eficaz e redução de riscos potenciais

A tomada de decisão é diretamente influenciada pela priorização, conferindo maior segurança as escolhas realizadas. Isso ocorre, pois é mais fácil priorizar as questões que atingem os pontos de maior relevância para a continuidade e o sucesso da empresa.

Reunido todas as vantagens da lista anterior podemos esperar um ganho substancial na performance da organização como um todo, seja em satisfação do cliente ou na entrega dos resultados financeiros e operacionais.

Quais são e como aplicar as principais matrizes de priorização?

Vamos conhecer agora de maneira geral alguns dos modelos de ação pelos quais a matriz é aplicada. Acompanhe!

Matriz de priorização GUT

GUT — é abreviação de palavras importantes que representam variáveis a ser avaliadas. São elas Gravidade, Urgência e Tendência. Por meio do estudo dessas variáveis é possível determinar se os gestores precisam dedicar mais atenção em pontos específicos do projeto.

Em cada categoria a escala de pontuação varia entre 1 e 5, sendo 1 para: sem gravidade, possibilidade de piora ou urgência, e 5 para: extremamente urgente ou com grande possibilidade de agravamento. Clique aqui para saber mais sobre a matriz GUT.

Matriz de priorização RICE

Na matriz RICE o acróstico representa as iniciais das palavras Reach, Impact, Confidence e Effort, que traduzidas formam Alcance, Impacto, Confiança e Esforço.

Para chegar a uma lista de prioridades nesse sistema é preciso multiplicar os valores de Alcance, Impacto e Confiança e depois dividir o resultado pelo Esforço, conforme a fórmula: R*I*C/E.

Matriz de priorização BASICO

A matriz BASICO funciona a partir da análise de seis categorias principais onde cada uma recebe uma pontuação entre 1 até 5, sendo 1 “o pior cenário” e 5 “o melhor cenário”.

Para obtermos a lista de atividades, processos ou projetos que serão priorizados basta somar a pontuação atribuída em cada item. Observe o acróstico.

1. ( B ) – Benefícios da organização
2. ( A ) – Abrangência de resultados
3. ( S ) – Satisfação do cliente interno
4. ( I ) – Investimento necessário
5. ( C ) – Cliente externo satisfeito
6. ( O ) – Operacionalidade simples

Enfim, na gestão de projetos, a matriz de priorização ajuda a determinar as ações mais urgentes em relação às tarefas a serem executadas. Cabendo ao gerente de projetos respeitar os resultados obtidos na análise do seu projeto.

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