Hoshin kanri: como utilizar para planejamento estratégico
18 min de leitura | 06 de julho 2023Hoje, vamos explorar uma metodologia japonesa incrível chamada Hoshin Kanri, que tem revolucionado a forma como as organizações definem e alcançam seus objetivos. Se você está procurando uma abordagem eficaz e abrangente para o seu planejamento estratégico, continue lendo. O Hoshin Kanri pode ser exatamente o que você precisa!
Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:
- O que é Hoshin kanri?
- Como surgiu o Hoshin kanri?
- Os 7 processos do método Hoshin kanri no planejamento estratégico
- Quais são os benefícios do uso do Hoshin kanri?
- Dicas práticas para implementação do Hoshin kanri
- Recursos e ferramentas que podem ajudar
O que é Hoshin kanri?
Hoshin Kanri, que significa “gerenciamento da bússola” em japonês, é uma metodologia estruturada que permite às empresas alinhar suas metas estratégicas com as atividades diárias de toda a organização. É uma abordagem completa que envolve desde a definição dos objetivos principais até a implementação, acompanhamento e revisão contínua do plano.
Como surgiu o Hoshin kanri?
1. As raízes do Hoshin Kanri
O Hoshin Kanri tem suas raízes no Japão pós-Segunda Guerra Mundial. Após a devastação causada pela guerra, muitas empresas japonesas precisavam se reconstruir e encontrar uma maneira eficaz de se tornarem competitivas no mercado global. Foi nesse contexto que surgiram os fundamentos que dariam origem ao Hoshin Kanri.
2. A influência do gerenciamento total da qualidade
Uma das influências-chave para o desenvolvimento do Hoshin Kanri foi o Gerenciamento Total da Qualidade (Total Quality Management – TQM), uma filosofia e abordagem de gestão que enfatizava a melhoria contínua, o envolvimento de todos os funcionários e o foco na satisfação do cliente. O TQM foi introduzido no Japão por especialistas americanos, como W. Edwards Deming, durante a reconstrução pós-guerra.
3. A contribuição de Kaoru Ishikawa
Outra figura importante na história do Hoshin Kanri é Kaoru Ishikawa, um renomado professor e consultor japonês. Ishikawa foi um dos pioneiros na aplicação do TQM no Japão e desenvolveu várias ferramentas e conceitos relacionados à gestão da qualidade. Suas ideias e contribuições foram fundamentais para a evolução do Hoshin Kanri.
4. A evolução para o Hoshin Kanri
Ao longo do tempo, as empresas japonesas começaram a perceber que o Gerenciamento Total da Qualidade não era suficiente para garantir sua competitividade a longo prazo. Foi nesse contexto que o Hoshin Kanri começou a se desenvolver como uma abordagem mais abrangente, voltada para o planejamento e a execução estratégica.
5. O papel do Hoshin Kanri no crescimento japonês
Durante o período de 1953 a 1973, o Japão teve um crescimento econômico impressionante, conhecido como o “milagre japonês”. Muitas empresas japonesas adotaram o Hoshin Kanri como uma ferramenta fundamental para direcionar seus esforços estratégicos, alinhar suas equipes e impulsionar a inovação. O sucesso alcançado pelas empresas japonesas contribuiu para a disseminação global do Hoshin Kanri como uma metodologia eficaz de planejamento estratégico.
Os 7 processos do método Hoshin kanri no planejamento estratégico
O Hoshin Kanri é uma metodologia abrangente para o planejamento estratégico que se baseia em processos essenciais. Cada um desses processos desempenha um papel fundamental na implementação bem-sucedida do Hoshin Kanri e no alcance dos objetivos estratégicos da organização. Vamos conhecer esses 7 processos e entender como eles podem ser aplicados ao planejamento estratégico:
1. Definição da direção
O primeiro processo consiste em estabelecer a visão e a missão da organização, bem como os valores que a orientam. Isso cria uma base sólida para o planejamento estratégico, pois define o propósito e a direção da empresa.
2. Desdobramento da política
Neste processo, a visão e os objetivos estratégicos são traduzidos em metas e iniciativas específicas que serão implementadas em toda a organização. É importante garantir que cada unidade e cada colaborador compreendam sua contribuição para o alcance dos objetivos estratégicos.
3. Revisão dos planos
Aqui, os líderes revisam e aprovam os planos táticos desenvolvidos por cada unidade ou equipe. É uma etapa de validação e alinhamento, em que os planos são analisados criticamente para garantir sua consistência com os objetivos estratégicos.
4. Comunicação e engajamento
A comunicação eficaz desempenha um papel crucial na implementação do planejamento estratégico. Neste processo, os líderes comunicam os objetivos, metas e planos para toda a organização, promovendo o engajamento e o alinhamento de todos os colaboradores.
5. Implementação
Aqui começa a execução dos planos táticos. As ações são atribuídas às equipes responsáveis, e os recursos necessários são alocados. É importante monitorar o progresso e superar possíveis obstáculos durante a implementação.
6. Acompanhamento e revisão
O sucesso do planejamento estratégico depende de um acompanhamento rigoroso. Neste processo, os indicadores de desempenho são monitorados regularmente, os resultados são analisados e comparados com as metas estabelecidas, e eventuais desvios são identificados para que sejam tomadas ações corretivas.
7. Aprendizado e melhoria contínua
O último processo envolve a análise dos resultados obtidos, o aprendizado com as experiências e a melhoria contínua do planejamento estratégico. As lições aprendidas são documentadas, e os insights são usados para ajustar e aprimorar os próximos ciclos do Hoshin Kanri.
Quais são os benefícios do uso do Hoshin kanri?
1. Alinhamento organizacional
Uma das maiores vantagens do Hoshin Kanri é o alinhamento de toda a organização em relação aos objetivos estratégicos. Ao envolver todos os níveis da empresa, desde a alta administração até as equipes operacionais, o Hoshin Kanri cria uma cultura de união, onde todos trabalham em harmonia para alcançar as metas estabelecidas.
2. Foco nos resultados
Com o Hoshin Kanri, o planejamento estratégico deixa de ser um exercício teórico e se torna uma abordagem prática e orientada para resultados. A metodologia define metas claras, estabelece prazos e define indicadores de desempenho para monitorar o progresso. Isso ajuda as organizações a manterem o foco no que é importante e a tomar decisões baseadas em dados e resultados concretos.
3. Melhoria contínua
O Hoshin Kanri promove uma cultura de melhoria contínua ao incentivar a revisão periódica do plano estratégico. Com a realização de análises e avaliações regulares, é possível identificar pontos fortes e fracos, aprender com os resultados e fazer ajustes para aprimorar a eficácia das estratégias adotadas. Essa abordagem flexível e adaptativa permite que a organização se mantenha ágil e resiliente em um ambiente de negócios em constante mudança.
4. Engajamento e colaboração
Ao envolver todas as partes interessadas, o Hoshin Kanri promove o engajamento e a colaboração em toda a organização. As equipes são incentivadas a contribuir ativamente com ideias e soluções, o que fortalece o senso de pertencimento e aumenta a motivação dos colaboradores. O Hoshin Kanri cria um ambiente propício para o trabalho em equipe, a comunicação transparente e o compartilhamento de conhecimento.
5. Gestão eficaz do desempenho
O Hoshin Kanri fornece um sistema estruturado para acompanhar e avaliar o desempenho organizacional. Ao estabelecer metas mensuráveis e indicadores de desempenho, as organizações podem identificar rapidamente desvios e tomar ações corretivas antes que os problemas se agravem. Essa abordagem proativa ajuda a evitar desperdícios, maximizar a eficiência e impulsionar a obtenção de resultados positivos.
6. Priorização de recursos
O Hoshin Kanri auxilia na alocação eficiente de recursos, garantindo que os mesmos sejam direcionados para as iniciativas estratégicas mais importantes. Ao estabelecer metas claras e identificar as atividades-chave necessárias para alcançá-las, as organizações podem evitar a dispersão de esforços e concentrar seus recursos onde são mais necessários.
7. Aumento da transparência
Com o Hoshin Kanri, as metas estratégicas e os planos táticos são comunicados de forma clara e transparente em toda a organização. Isso promove a compreensão e o alinhamento de todos os colaboradores, evitando mal-entendidos e rumores. A transparência também contribui para a construção de um ambiente de confiança e colaboração.
8. Redução de desperdícios
Ao adotar o Hoshin Kanri, as organizações se tornam mais focadas e eficientes, reduzindo desperdícios de tempo, recursos e esforços em iniciativas que não estão alinhadas com os objetivos estratégicos. A metodologia incentiva a análise crítica das atividades e processos existentes, permitindo a eliminação de atividades desnecessárias ou duplicadas.
9. Melhoria da comunicação e do alinhamento departamental
O Hoshin Kanri facilita a comunicação e o alinhamento entre diferentes departamentos e áreas funcionais dentro da organização. Ao envolver representantes de todas as partes interessadas no processo de planejamento estratégico, o Hoshin Kanri promove uma visão compartilhada dos objetivos e uma compreensão mais profunda dos desafios e oportunidades enfrentados pela empresa.
10. Aprendizado organizacional
Com a revisão contínua e a análise dos resultados, o Hoshin Kanri incentiva o aprendizado organizacional. As lições aprendidas durante o processo são capturadas e compartilhadas, permitindo que a organização se beneficie da experiência passada e melhore continuamente seus processos e estratégias.
11. Fortalecimento da cultura de execução
O Hoshin Kanri promove uma cultura de execução forte e disciplinada. Ao estabelecer metas desafiadoras, acompanhar o progresso de forma sistemática e responsabilizar os envolvidos, a metodologia incentiva a tomada de ação e a implementação efetiva das estratégias. Isso ajuda a evitar a chamada “paralisia por análise” e garante que as ideias sejam convertidas em resultados tangíveis.
Dicas práticas para implementação do Hoshin kanri
1. Comunicação clara e transparente
É essencial comunicar de forma clara e consistente a visão, as metas estratégicas e os planos táticos para toda a organização. Certifique-se de que todos os colaboradores entendam o propósito do Hoshin Kanri e como ele se relaciona com seu trabalho diário. A transparência promove o comprometimento e a colaboração de todos os envolvidos.
2. Envolvimento dos colaboradores
Inclua as equipes e os funcionários em todo o processo de implementação. Realize reuniões, workshops e sessões de treinamento para compartilhar conhecimento, obter feedback e envolver todos os níveis hierárquicos. Ao dar voz às pessoas, você aumentará o engajamento e a motivação.
3. Definição de indicadores-chave de desempenho (KPIs)
Identifique os indicadores que irão medir o progresso em relação às metas estratégicas. Certifique-se de que esses indicadores sejam relevantes, mensuráveis e alinhados com os objetivos de longo prazo. Acompanhar regularmente os KPIs ajudará a identificar desvios e tomar medidas corretivas a tempo.
4. Acompanhamento contínuo
Não espere até o final do ano para revisar e avaliar o progresso. Realize reuniões periódicas para revisar o status dos planos táticos, compartilhar informações e tomar decisões baseadas em dados. O acompanhamento regular permite ajustes mais rápidos e mantém todos envolvidos e responsáveis pelo sucesso.
5. Cultura de aprendizado
Promova uma cultura de aprendizado contínuo em toda a organização. Encoraje a troca de conhecimentos, a experimentação e a análise dos resultados. Aprender com os sucessos e fracassos ajuda a identificar oportunidades de melhoria e impulsiona a inovação.
6. Flexibilidade e adaptação
O ambiente de negócios está em constante mudança, e o Hoshin Kanri deve acompanhar essa dinâmica. Esteja preparado para fazer ajustes no plano estratégico à medida que surgirem novas informações ou condições externas mudarem. A flexibilidade e a capacidade de adaptação são essenciais para o sucesso a longo prazo.
7. Liderança comprometida
O comprometimento da liderança é fundamental para o sucesso do Hoshin Kanri. Os líderes devem apoiar ativamente o processo, fornecendo recursos adequados, removendo obstáculos e demonstrando sua própria dedicação às metas estratégicas. Eles devem ser os principais defensores do Hoshin Kanri e inspirar a equipe a seguir em frente.
8. Aprendizado externo
Busque conhecimento fora da organização. Pesquise exemplos de empresas que já implementaram o Hoshin Kanri com sucesso e aprenda com suas experiências. Participe de conferências, workshops e treinamentos para adquirir insights valiosos e conhecer as melhores práticas. Aprender com os outros pode acelerar o processo de implementação.
Recursos e ferramentas que podem ajudar
1. Matriz X-Matrix
A X-Matrix é uma ferramenta visual poderosa que ajuda a organizar e comunicar as metas estratégicas, os planos táticos e os indicadores de desempenho de forma clara e concisa. Ela permite que todos na organização compreendam facilmente como as diferentes partes do plano se conectam e contribuem para os objetivos gerais.
2. Diagrama de Árvore de Metas (Tree Diagram)
Essa ferramenta é útil para decompor as metas estratégicas em metas intermediárias e, em seguida, em ações específicas. O diagrama de árvore de metas ajuda a visualizar a estrutura hierárquica das metas e a estabelecer uma clara relação de causa e efeito entre os diferentes níveis de objetivos.
3. Hoshin Catchball
O Hoshin Catchball é um processo de comunicação e negociação que ocorre entre diferentes níveis da organização. Ele envolve a discussão e o refinamento dos planos táticos entre os líderes e as equipes responsáveis, garantindo que todos tenham uma compreensão clara das metas e do papel de cada um na sua consecução.
4. Kanban
O uso de um quadro Kanban pode ser uma excelente maneira de visualizar o progresso das tarefas e dos planos em tempo real. Ele permite que as equipes acompanhem e gerenciem o fluxo de trabalho, identifiquem gargalos e priorizem as atividades de forma eficiente.
5. Software de gestão de projetos
Utilizar uma ferramenta de gestão de projetos pode facilitar o planejamento, o monitoramento e a colaboração em tempo real. O FlowUp pode ser o que você precisa para organizar as atividades relacionadas ao Hoshin Kanri e simplificar a gestão do plano estratégico.
Além de ser um software de gestão de projetos extremamente completo, o FlowUp oferece o recurso de quadros Kanban. Isso proporciona uma maior visualização do progresso das suas tarefas e facilita o uso do Hoshin kanri.
Utilizando o FlowUp, você poderá ter uma equipe mais alinhada para cumprir os objetivos do seu planejamento estratégico. Quando cada pessoa entende seu lugar no projeto e na empresa, estando ciente de suas responsabilidades, fica mais fácil atingir resultados mensuráveis. Ao alinhar o Hoshin kanri com o FlowUp, você poderá alcançar seus objetivos com mais facilidade e rapidez.