Custos e benefícios de softwares de gestão
17 min de leitura | 07 de junho 2023Se você é empresário ou gestor, certamente já ouviu falar sobre os softwares de gestão e como eles podem impulsionar a eficiência e o crescimento dos negócios. No entanto, é comum surgirem dúvidas sobre os custos e benefícios de softwares de gestão. Mas não se preocupe, estamos aqui para ajudar.
Neste post, vamos explorar os segredos por trás dos softwares de gestão e como eles podem transformar a maneira como você administra sua empresa. Vamos analisar tanto os custos envolvidos quanto os benefícios alcançados, para que você possa tomar uma decisão informada e maximizar seu potencial. E ao final desse texto, você vai receber uma dica super especial de software de gestão. Ficou curioso(a)? Então continue lendo esse post!
Avance no texto como preferir:
- Quais são as funcionalidades que um software de gestão pode ter
- Custos de um software de gestão
- Benefícios de um software de gestão
- Como calcular o ROI de um software de gestão
- O que considerar ao escolher um software de gestão
- Uma dica de software de gestão para você
Quais são as funcionalidades que um software de gestão pode ter?
Um software de gestão pode oferecer uma ampla gama de funcionalidades para auxiliar na administração e controle das operações empresariais. Embora as funcionalidades possam variar de acordo com o tipo de ferramenta, aqui estão algumas das funcionalidades comuns encontradas em sistemas de gestão:
1. Gestão de vendas
Gerenciamento de pedidos, orçamentos, controle de estoque, emissão de notas fiscais, acompanhamento de vendas, automação de processos de vendas, CRM (Customer Relationship Management) e gestão de comissões.
2. Gestão financeira
Contas a pagar e receber, fluxo de caixa, conciliação bancária, controle de despesas, gerenciamento de contas bancárias, emissão de relatórios financeiros, gerenciamento de ativos fixos e controle de orçamento.
3. Contabilidade
Escrituração contábil, lançamentos contábeis, balanços, demonstrativos de resultados, demonstrações financeiras, controle de impostos, cálculo de folha de pagamento e geração de relatórios contábeis.
4. Gestão de estoque
Controle de estoque, movimentação de produtos, rastreamento de lotes, controle de validade, reposição automática de estoque, gestão de fornecedores e controle de custos.
5. Gestão de compras
Cotação de preços, solicitação de compras, ordens de compra, controle de recebimento de mercadorias, avaliação de fornecedores, negociação de contratos e gestão de contratos.
6. Gestão de recursos humanos
Registro de funcionários, controle de presença e horas trabalhadas, processamento de folha de pagamento, cálculo de benefícios, gestão de férias e licenças, avaliação de desempenho e gerenciamento de treinamentos.
7. Gestão de projetos
Planejamento de projetos, alocação de recursos, acompanhamento de tarefas, controle de prazos e cronogramas, gestão de documentos e colaboração entre equipes.
8. Business intelligence
Geração de relatórios, análise de dados, painéis de controle, indicadores de desempenho, previsões e análise de tendências, para suportar a tomada de decisões estratégicas.
Quais são os principais custos de um software de gestão?
Quando se trata de custos, é importante considerar que essas ferramentas são um investimento estratégico.
1. Investimento inicial
Ao adquirir um software de gestão, é importante considerar o investimento inicial necessário. Isso inclui o custo de licença do sistema, que pode variar de acordo com a complexidade e os recursos oferecidos. Além disso, pode haver custos adicionais relacionados à configuração inicial, personalização e implantação da ferramenta.
2. Licenças e atualizações
Um aspecto importante desses sistemas é a necessidade de licenças e atualizações. Dependendo do fornecedor e do tipo de licenciamento, pode haver custos recorrentes associados à renovação das licenças ou à obtenção de versões atualizadas da ferramenta. Essas atualizações garantem que você tenha acesso às últimas funcionalidades e melhorias de desempenho.
3. Treinamento e capacitação da equipe
Ao implementar um novo software de gestão, é essencial investir em treinamento e capacitação da equipe. Isso pode envolver o custo de contratação de especialistas para fornecer treinamento adequado aos usuários do sistema. O treinamento apropriado ajudará os colaboradores a aproveitar ao máximo as funcionalidades do software, garantindo uma utilização eficiente e eficaz.
4. Custos de integração com sistemas existentes
Em muitos casos, essa ferramenta precisa ser integrada a sistemas existentes na empresa, como bancos de dados, sistemas de contabilidade ou sistemas de recursos humanos. Essa integração pode envolver custos adicionais, como desenvolvimento personalizado ou contratação de consultores especializados para garantir uma integração adequada e sem falhas.
5. Suporte técnico e manutenção
Ao utilizar um software de gestão, é essencial contar com suporte técnico e serviços de manutenção. Isso pode incluir assistência para solucionar problemas, receber atualizações de software ou obter suporte para questões técnicas. Geralmente, há um custo associado a esses serviços, seja por meio de um contrato de suporte ou pagamentos avulsos.
Quais são os benefícios de um software de gestão?
1. Aumento da eficiência operacional
Um software de gestão é uma ferramenta poderosa para aumentar a eficiência operacional de uma empresa. Ao automatizar processos e integrar dados, ele elimina tarefas manuais demoradas e propensas a erros. Isso permite que as equipes realizem suas atividades de forma mais rápida e precisa, otimizando o fluxo de trabalho e aumentando a produtividade geral.
2. Melhoria na tomada de decisões
Com esse tipo de sistema, as decisões são baseadas em informações atualizadas e precisas. Através de recursos avançados de análise e relatórios, você terá uma visão clara do desempenho da sua empresa em tempo real. Isso ajuda a identificar tendências, oportunidades e desafios, permitindo uma tomada de decisão mais informada e estratégica.
3. Redução de erros e retrabalho
Os softwares de gestão são projetados para minimizar erros e retrabalho. Com processos automatizados e integração de dados, as chances de ocorrência de erros manuais são significativamente reduzidas. Além disso, a centralização das informações em um único sistema evita a duplicação de esforços e a necessidade de correções posteriores, o que resulta em maior eficiência e economia de tempo.
4. Automatização de tarefas repetitivas
Tarefas repetitivas consomem tempo e recursos preciosos. Com um software de gestão, essas tarefas podem ser automatizadas, liberando sua equipe para se concentrar em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado. Desde a geração de relatórios automáticos até a emissão de faturas, a automatização ajuda a acelerar processos e a melhorar a eficiência geral das operações.
5. Melhoria na comunicação e colaboração entre equipes
Um software de gestão promove uma melhor comunicação e colaboração entre equipes. Compartilhar informações relevantes e atualizadas torna- se mais fácil, permitindo que todos os membros da equipe trabalhem de forma mais integrada e alinhada. Acesso a dados centralizados e compartilhamento de documentos em tempo real evitam atrasos e erros de comunicação, melhorando a eficiência e a produtividade.
6. Acesso a informações em tempo real
Um dos maiores benefícios de um software de gestão é o acesso a informações em tempo real. Você terá uma visão completa e atualizada das principais métricas e indicadores de desempenho do seu negócio, como vendas, estoque, finanças e recursos humanos. Essa visibilidade em tempo real permite uma resposta rápida a mudanças e uma tomada de decisão ágil, fundamentada em dados confiáveis e atualizados.
Como calcular o ROI de um software de gestão
Agora que você já conhece os custos e benefícios de um software de gestão, chegou a hora de entender como calcular o retorno sobre esse investimento:
1. Liste os custos
Comece listando todos os custos associados à implementação e uso do sistema que você escolher. Certifique-se de considerar tanto os custos iniciais quanto os custos recorrentes ao longo do tempo.
2. Estime os benefícios esperados
Identifique através dos exemplos que foram dados nesse post, os principais benefícios que você acredita que o software de gestão trará para a sua empresa. Estime o valor financeiro desses benefícios, considerando tanto ganhos em receitas quanto economia de custos.
3. Defina o período de avaliação
Determine o período de tempo em que você avaliará o ROI do software de gestão. Geralmente, é recomendável avaliar em um horizonte de tempo que cubra pelo menos um ciclo completo de uso do software, normalmente um ano.
4. Calcule o ROI
O cálculo do ROI é feito usando a fórmula: ROI = (Benefício Líquido – Custo Total) / Custo Total x 100. Subtraia o custo total dos benefícios esperados para obter o benefício líquido. Em seguida, divida o benefício líquido pelo custo total e multiplique por 100 para obter o ROI em formato percentual.
5. Após o período inicial de avaliação, lembre-se de avaliar benefícios tangíveis e intangíveis
Ao calcular novamente o ROI, leve em consideração tanto os benefícios tangíveis, como redução de custos operacionais e aumento de receitas, quanto os benefícios intangíveis, como melhoria da satisfação do cliente, otimização de processos e fortalecimento da imagem da empresa. Embora os benefícios intangíveis possam ser mais difíceis de quantificar, é importante reconhecê-los e considerá-los ao avaliar o ROI global.
6. Monitore e ajuste
Após calcular o ROI inicial, é fundamental monitorar e acompanhar continuamente os resultados ao longo do tempo. Faça ajustes conforme necessário para maximizar o retorno sobre o investimento. Isso pode incluir a otimização do uso do software, a realização de treinamentos adicionais ou a implementação de novas funcionalidades para aumentar ainda mais os benefícios obtidos.
O que considerar ao escolher um software de gestão
A escolha de um software de gestão é uma decisão estratégica para qualquer empresa. Para garantir que você faça a escolha certa, é importante considerar diversos fatores antes de tomar uma decisão. Aqui estão algumas considerações essenciais:
1. Identificação das necessidades e requisitos específicos da empresa
Antes de iniciar a busca por um software de gestão, é fundamental identificar claramente as necessidades e requisitos específicos da sua empresa. Avalie quais são os processos que precisam ser melhorados, quais funcionalidades são essenciais e quais problemas específicos você deseja resolver. Essa análise detalhada ajudará a definir os critérios de seleção e a encontrar uma solução que atenda às necessidades do seu negócio.
2. Escalabilidade e flexibilidade do software
O software de gestão deve ser capaz de acompanhar o crescimento e as mudanças da sua empresa. Verifique se a solução é escalável, ou seja, se ela pode ser facilmente adaptada para atender às novas demandas à medida que o negócio se expande. Além disso, considere a flexibilidade do sistema, ou seja, a capacidade de personalizar e configurar as funcionalidades de acordo com as necessidades da sua empresa.
3. Segurança e proteção de dados
A segurança dos dados é uma preocupação fundamental ao escolher um software de gestão. Verifique as medidas de segurança implementadas pela solução, como criptografia de dados, backup regular e políticas de acesso restrito. Certifique-se de que a solução esteja em conformidade com as regulamentações de privacidade de dados aplicáveis.
4. Suporte e atendimento ao usuário
O suporte e o atendimento ao usuário são aspectos críticos ao escolher um software de gestão. Avalie a disponibilidade e a eficiência da assistência oferecida pelo fornecedor. Verifique se eles fornecem suporte técnico adequado, treinamento para os usuários e atualizações regulares de sistema. Considere a reputação do fornecedor em termos de atendimento ao cliente, incluindo a rapidez de resposta a solicitações de ajuda e a qualidade do atendimento prestado.
5. Interface amigável e usabilidade
Opte por um software de gestão com uma interface intuitiva e amigável, que facilite a navegação e o uso por parte dos usuários. Uma interface limpa e organizada contribui para uma curva de aprendizado mais rápida e reduz erros de uso.
Uma dica de software de gestão para você
Ao considerar todos os aspectos e benefícios de um software de gestão, fica claro que adotar uma solução eficiente pode impulsionar a eficiência e produtividade do seu negócio. Com benefícios como automação de tarefas, melhoria na tomada de decisões, redução de erros e melhor colaboração entre equipes, essa ferramenta pode transformar a maneira como você gerencia e opera sua empresa.
Nesse contexto, o software de gestão FlowUp destaca-se como uma opção de excelente custo-benefício. Com uma interface intuitiva e amigável, essa ferramenta oferece uma ampla gama de funcionalidades essenciais para atender às necessidades específicas da sua empresa. A segurança e proteção de dados são prioridades nesse sistema de gestão, com medidas implementadas para garantir a confidencialidade e a privacidade das informações empresariais.
Além disso, o FlowUp conta com um suporte e atendimento ao usuário de alta qualidade, oferecendo assistência técnica especializada. E não para por aí! Com a assinatura dos planos Intermediate e Enterprise, você tem direito a um treinamento acompanhado pelos nossos especialistas, para compreender como essa tecnologia pode ser utilizada em situações reais do dia a dia da sua empresa.
Ao adotar um software de gestão eficiente, você estará capacitando sua empresa a atingir níveis mais altos de eficiência operacional, garantindo uma maior tomada de decisões embasadas em dados, redução de erros e retrabalho, colaboração aprimorada entre equipes e acesso a informações em tempo real. Não perca a oportunidade de melhorar a gestão do seu negócio e impulsionar seu crescimento com o FlowUp.