Proposta comercial: como ela afeta a gestão de projetos?

O desenvolvimento de uma proposta comercial coerente depende de um trabalho feito em conjunto entre a equipe de vendas e a de projetos.

Enquanto o time responsável pela área técnica alinha todos os pontos vitais para desempenhar um bom trabalho e superar as expectativas do cliente, o time do comercial elabora a proposta com uma linguagem motivadora, que encante e convença.

Nunca pensou que seria necessário unir os times de marketing e de projetos? Então, saiba agora como elaborar uma proposta comercial e de que forma ela afeta a performance do seu trabalho!

Leia os tópicos deste texto na ordem que preferir:

• O que é uma proposta comercial?
• Como elaborar uma proposta comercial
• Quais ferramentas podem te ajudar a elaborar sua proposta comercial

O que é uma proposta comercial?

Uma proposta comercial é um verdadeiro cartão de visitas da sua empresa. Trata-se de um documento estratégico que apresenta de forma clara e objetiva a oferta de produtos ou serviços para um potencial cliente. Seu objetivo é convencer, de maneira persuasiva e personalizada, o destinatário de que sua solução é a melhor escolha para atender às suas necessidades.

Como elaborar uma proposta comercial

1. Faça uma breve apresentação da empresa

Para começar, é interessante fazer uma apresentação rápida sobre o negócio. Esse é um elemento que ajuda na identificação do empreendimento caso algum decisor tenha dúvidas.

Ao mesmo tempo, é preciso tomar cuidado com o tamanho. Nenhum executivo deseja passar longos minutos lendo apenas sobre o negócio. Eles buscam entender a solução, então o maior foco deve estar nesse aspecto. Mesmo assim, identifique quais são os pontos sobre a empresa que podem fazer o cliente se decidir de modo favorável.

2. Descreva os objetivos da proposta

Em seguida, demonstre quais são os objetivos da proposta. Estabeleça, por exemplo, que o interesse é demonstrar qual é a solução adequada para os problemas identificados pelo time de vendas.

Também é importante determinar que, uma vez que seja aceita, a proposta passa a valer com os termos apresentados. Para aumentar a segurança, crie um “prazo de validade” — especialmente em relação ao orçamento.

3. Tenha alinhamento com o cliente e com setores internos

No momento de entender a necessidade do cliente e traduzi-la em uma solução factível, é preciso contar com o know-how da equipe de projetos. O vendedor pode conduzir as negociações, mas quem tem conhecimento para saber se é viável ou não o que está sendo pedido é quem desenvolve o trabalho.

Caso a proposta comercial seja elaborada apenas com o entendimento do vendedor, a empresa pode estar prometendo algo que não pode entregar. Por isso, é relevante ter alinhamento na comunicação para ter certeza de que tudo corresponde ao que será entregue.

4. Faça uma análise de viabilidade

Sabemos que um dos pontos altos da gestão de projetos é analisar a viabilidade de uma iniciativa e mostrar ao cliente se, de fato, ela trará o retorno esperado. Muitas vezes, o time de vendas não tem essa visão e acaba transmitindo a mensagem de que tudo será perfeito quando, na verdade, o gerente de projetos poderia ter alertado para os riscos.

Ao entender como elaborar uma proposta comercial, é essencial notar que todos devem falar a mesma língua. Assim, é possível evitar que a mensagem errada chegue até o cliente.

5. Elabore um escopo do que será realizado

O alinhamento entre os segmentos culmina justamente na elaboração do escopo. Esse elemento traz todos os passos que serão executados, o que será oferecido e qual é o resultado esperado para cada fase.

Trata-se de uma espécie de plano de ação, em que o cliente tem a chance de observar tudo o que vai receber. Pense em uma empresa que desenvolve soluções de automação para indústrias. No escopo, podem estar presentes questões como instalação dos dispositivos, realização de testes e implementação completa. Assim, todas as expectativas ficam claras desde o começo.

6. Defina o cronograma

Ao mesmo tempo, é preciso estabelecer um cronograma. O decisor que escolhe o empreendimento deseja, naturalmente, que a solução seja apresentada o mais rapidamente possível. Para que isso seja viável, é indispensável definir metas e prazos, de modo a oferecer tudo o que é necessário.

Imagine um negócio que encomenda certa quantidade de produtos para uma indústria. Nesse caso, o cronograma deve incluir as várias etapas, como tempo mínimo de produção e período até a entrega.

Novamente, o alinhamento entre gestão de vendas e de projetos é essencial quando se trata de como elaborar uma proposta comercial. Graças ao conhecimento do time de projetos, é possível estabelecer quais são os prazos que realmente podem ser realizados.

7. Levante os recursos necessários

Outro fator da proposta comercial que afeta a gestão de projetos são os recursos necessários para a execução. Quando elaboramos o escopo, listamos as premissas e restrições, assim como o que está contemplado e o que não está.

Caso falte alguma informação sobre um recurso indispensável, como a aquisição de um equipamento ou de uma tecnologia, o orçamento do projeto pode ficar comprometido, bem como a entrega final ao cliente.

8. Pense nos fatores financeiros

A equipe de projetos pode listar todos os recursos necessários e dimensionar os custos do projeto. No entanto, quem conhece bem a margem de lucro que a empresa espera, os valores que a concorrência pratica e como negociar com o cliente de forma a obter o melhor contrato é o time de vendas.

Se deixássemos esse trabalho por conta do time de projetos, pode ser que a empresa viesse a perder oportunidades de negócios ou então trabalhar com prejuízo. Por isso, a presença do time comercial na elaboração da proposta também é indispensável.

9. Apresente valores e demais condições

Nesse sentido, inclusive, é muito importante identificar todos os custos relacionados. A proposta deve vir com o valor total e final a ser pago caso ela seja aceita. Assim, o cliente sabe exatamente o quanto vai pagar por tudo aquilo que foi apresentado no escopo.

Também é interessante considerar questões como forma de pagamento, se existe parcelamento ou algum desconto, entre outros. Caso se trate de uma proposta recorrente, defina o vencimento a cada período.

10. Equilibre custo, prazo e qualidade

O time de vendas é excelente para determinar o preço final ao cliente, mas quem dimensiona o custo e o prazo para um projeto de qualidade é o time de projetos.

Certamente, você já se deparou com cases de empresas que prometeram uma solução complexa num curto espaço de tempo e acabaram não cumprindo o que estava no contrato. Falta de alinhamento entre vendas e gestão de projetos resulta nisso — logo, é melhor evitar tal situação no processo de como elaborar uma proposta comercial.

11. Adapte a linguagem

Ao deixar a proposta comercial apenas por conta do time de projetos, provavelmente ela conteria uma linguagem técnica muitas vezes difícil de ser compreendida pelo cliente. E falta de comunicação é sempre um problema, pois gera dissonância de expectativas.

É por essa razão que há o time comercial: para traduzir a linguagem técnica da definição de escopo do projeto em algo mais comercial, instigante e que leve o cliente a fechar o contrato imediatamente.

A união entre gestão comercial e de projetos é essencial quando o assunto é como elaborar uma proposta comercial. Com esse alinhamento, torna-se muito mais fácil trazer algo que pode, de fato, atender às necessidades do cliente.

Quais ferramentas podem te ajudar a elaborar sua proposta comercial

A elaboração de uma proposta comercial requer uma abordagem cuidadosa e estratégica para garantir que todos os elementos estejam alinhados e atendam às expectativas do cliente. Além da colaboração entre as equipes de vendas e projetos, algumas ferramentas podem ser úteis para tornar o processo mais eficiente e profissional. Aqui estão algumas delas:

1. Modelos de Proposta

Utilizar modelos de propostas comerciais pode agilizar o processo de criação e garantir que nenhum elemento importante seja esquecido. Esses modelos podem incluir a estrutura básica, a identidade visual da empresa e campos que podem ser personalizados para cada cliente específico.

2. Softwares de Gestão de Projetos

Ferramentas de gestão de projetos, como o FlowUp, ajudam a manter todas as informações e etapas do projeto organizadas. Elas permitem que a equipe de projetos acompanhe o andamento das tarefas e garanta que cada detalhe da proposta seja viável e executável.

3. Ferramentas de Automação

A automação pode ser uma aliada poderosa na criação de propostas comerciais, especialmente em empresas que lidam com um grande volume de clientes. O uso de ferramentas de automação de propostas, como o PandaDoc ou o Proposify, pode facilitar o processo de geração e envio das propostas de forma rápida e personalizada.

4. Vídeos e Apresentações Visuais

Além do texto, incorporar elementos visuais, como vídeos explicativos, infográficos e gráficos, pode tornar sua proposta mais envolvente e fácil de entender. Isso ajuda a transmitir a mensagem de forma mais clara e impactante.

5. Depoimentos e Cases de Sucesso

Incluir depoimentos de clientes satisfeitos e casos de sucesso em suas propostas pode reforçar a credibilidade da sua empresa e demonstrar que suas soluções são eficazes e confiáveis.

6. Follow-up Eficiente

Uma vez que a proposta comercial foi enviada, é importante manter um acompanhamento eficiente com o cliente. Ferramentas de automação de e-mails, como o HubSpot, podem ajudar a enviar lembretes e mensagens personalizadas para manter o interesse e a comunicação em dia.

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