Gestão de Pessoas

O guia completo do trabalho remoto

22 min de leitura | 15 de março 2022

A pandemia de Covid-19 foi um grande catalisador de mudanças que já vinham acontecendo na sociedade e isso não foi diferente no âmbito das empresas e relações de trabalho. 

Os primeiros decretos que traziam diretrizes relacionadas à necessidade de isolamento social pegou de surpresa muitas organizações e funcionários, que precisaram se adaptar rapidamente aos novos formatos, necessidades e exigências. 

Se até março de 2020 muitos gestores e colaboradores sequer cogitavam a possibilidade do trabalho remoto, a partir desse momento o formato se tornou, cada vez mais, uma realidade – que já deu muitas provas de que veio para ficar. Essa página, portanto, é um guia para ajudar empresas e funcionários a entenderem mais sobre o assunto, conhecerem as vantagens e saber como lidar com as novidades da melhor maneira possível. Siga na leitura!

 

O que é trabalho remoto

Antes de tudo, é importante entender as nomenclaturas envolvidas nessas novas possibilidades de trabalho. Considerados, por muitos, a mesma coisa, trabalho remoto e home office têm diferença sim, embora se misturem bastante.

Enquanto home office significa, em tradução livre, escritório em casa, trabalho remoto é a possibilidade de realizar as atividades profissionais a distância, com o auxílio da tecnologia. Muitos profissionais que trabalham remotamente o fazem em casa, em esquema de home office, mas o trabalho remoto não deve ser resumido a isso, pois oferece, na verdade, a possibilidade de trabalhar de qualquer lugar com internet, o que acaba por permitir que cada profissional crie seu próprio estilo de vida.

Enquanto alguns adoram trabalhar no conforto do lar, outros preferem utilizar espaços como os coworkings, cafeterias e parques. Existem ainda aqueles que aproveitam a liberdade do trabalho remoto para viajar e realizar suas atividades profissionais em qualquer lugar do mundo. 

Para que funcione de forma efetiva, no entanto, ele depende de fatores como uma conexão à internet rápida e confiável e ferramentas de organização e comunicação, e falaremos sobre isso mais para a frente em nosso guia.

 

Tipos de trabalho remoto

Agora que já explicamos que trabalho remoto é a possibilidade de desenvolver suas atividades profissionais sem depender de estar em um espaço físico específico, é hora de mostrar que nem todo trabalho remoto é igual e eles podem ser diferenciados, principalmente, em duas categorias:

 

Trabalho remoto CLT

Os profissionais que trabalham remotamente como contratados de uma empresa em regime CLT contam com todas as vantagens e benefícios assegurados pelas leis trabalhistas, como as férias, o décimo terceiro salário, as licenças previstas e o seguro-desemprego em caso de demissão. 

Eles devem, também, levar em consideração todas as regras de trabalho estabelecidas pela empresa dentro das normas da CLT, como o cumprimento de horários e do número de horas previstas em contrato.

 

Trabalho remoto freelancer

O trabalhador freelancer, por sua vez, pode prestar seus serviços para uma ou mais empresas ou pessoas, recebe de acordo com o estabelecido entre as partes e não possui qualquer vínculo empregatício. 

Para se assegurar juridicamente, emitir nota e declarar imposto de renda com mais facilidade, o ideal é que esse tipo de trabalhador atue como pessoa jurídica por meio de um regime Simples Nacional ou MEI.

 

Benefícios do trabalho remoto

Existem muitos benefícios no modelo de trabalho remoto ou, ainda, nos regimes híbridos, tanto para as empresas quanto para os colaboradores. Confira abaixo:

 

Benefícios para as empresas

 

  • Contratações mais efetivas e fidelização dos colaboradores

Todo empresário sabe o quanto uma empresa depende diretamente de seu capital humano, ou seja, da qualidade profissional de seus colaboradores. Dependendo do ramo em que a empresa atua, no entanto, a competitividade pelos melhores profissionais do mercado é enorme. Além disso, cada contratação exige um alto investimento com os processos seletivos e de captação. 

Ao colocarmos tudo isso na balança, fica claro o quanto é importante focar em contratações efetivas e retenção de talentos – e, nisso, a possibilidade do trabalho remoto é uma grande aliada.

Para começar, a organização não fica restrita aos profissionais regionais e pode ampliar sua busca de talentos para vários cantos do Brasil e, até mesmo, do mundo. Quando a geografia deixa de ser uma barreira, a possibilidade de encontrar talentos antes inacessíveis se amplia geometricamente.

Além disso, o trabalho remoto é um ponto que faz muita diferença na competitividade da empresa pelos melhores colaboradores, seja na hora de contratar ou na hora de segurar os talentos: os profissionais atuais querem, cada vez mais, liberdade e flexibilidade em suas relações de trabalho e encontrar mais equilíbrio entre carreira e vida pessoal. 

De acordo com o relatório State of Remote Work 2021, produzido pela Owl Labs, 1 em cada 3 colaboradores declarou que deixaria o seu emprego caso não pudessem mais trabalhar remotamente ao fim da pandemia, enquanto 71% dos entrevistados revelou sua preferência pelo trabalho remoto ou pelo modelo híbrido. 

 

  • Aumento da produtividade da equipe

 

Uma pesquisa realizada em 2019 pela Harvard Business School apontou que as políticas de trabalho remoto e de programas mais flexíveis aumentam consideravelmente os níveis de produtividade dos funcionários. Isso tem a ver, principalmente, com a satisfação dos colaboradores e o aumento da autonomia da equipe.

Novamente de acordo com o relatório State of Remote Work 2021, 84% dos entrevistados relataram se sentir mais felizes com a possibilidade de trabalhar remotamente e 90% responderam, ainda, que se sentem mais produtivos quando não precisam estar no escritório. 

Os números são muito expressivos para serem ignorados pelos gestores e é bastante claro o quanto um time formado por pessoas mais felizes e satisfeitas com o trabalho realiza entregas de maior qualidade. 

 

  • Redução de problemas com faltas e atrasos

Quando um funcionário tem a possibilidade de trabalhar de onde quer que ele esteja e não precisa estar em determinado horário em um local específico ele não perde tempo com deslocamentos, se estressa menos com isso e, é claro, tem menos possibilidades de faltar ou chegar atrasado: é como se ele sempre estivesse no escritório, basta ter o equipamento necessário e uma boa conexão com a internet. 

 

  • Redução de custos

Ao permitir modelos de trabalho remoto, uma empresa também ganha em economia. Isso acontece porque diversos custos sociais e fiscais de uma organização são reduzidos, como os relacionados a manter um grande escritório e até mesmo os encargos sociais. No entanto, é importante que tudo isso esteja de acordo com as leis trabalhistas, é claro.

É necessário ter em mente, também, que parte desses valores economizados podem ser aplicados para garantir o maior conforto dos funcionários em home office e, consequentemente, o aumento da satisfação e da produtividade dos mesmos: não é porque um profissional trabalha de casa que a empresa pode ignorar os cuidados com a saúde no trabalho, em especial com a ergonomia. 

Oferecer, portanto, o mobiliário adequado aos funcionários para que eles montem o escritório em casa ou, ainda, uma ajuda de custo, é bastante recomendado.

 

Benefícios para os colaboradores

  • Mais aproveitamento de tempo, qualidade de vida e equilíbrio entre carreira e vida pessoal

Um profissional que não precisa estar em um local específico para realizar seu trabalho não perde tempo com deslocamentos e pode aproveitá-lo de maneira muito melhor, curtindo seus hobbies, a companhia de pessoas queridas e, é claro, descansando. Isso aumenta a qualidade de vida e os níveis de felicidade.

Da mesma forma, trabalhando de casa é possível fazer intervalos muito benéficos entre uma reunião e outra para abraçar o filho, trocar uma ideia com o companheiro e até mesmo brincar com o pet, o que reduz os níveis de estresse e permite que o colaborador se sinta confortável e perto do que lhe faz bem mesmo durante o horário de trabalho. 

É necessário, no entanto, ficar atento a esse item e administrar muito bem o tempo para que esses momentos não atrapalhem a produtividade. É preciso conversar com a família ou demais pessoas que moram na mesma casa que um profissional em home office para garantir que elas entendam e respeitem os momentos de trabalho, evitando interferir ou fazer muito barulho. 

 

Melhores práticas do trabalho remoto

Agora que já falamos sobre os benefícios, chegou a hora de entender como o trabalho remoto pode funcionar da melhor maneira para que esses benefícios sejam reais e não haja muitos problemas. 

 

Atenção total à comunicação

Já dizia o ditado: “Quem não se comunica, se trumbica”. Se uma comunicação eficaz e assertiva é essencial em um ambiente de trabalho presencial, as atenções a ela devem ser redobradas para que o trabalho remoto funcione. 

É preciso que haja um sistema funcional de comunicação e organização, para que todas as equipes se mantenham atualizadas, bem informadas e engajadas. Uma sólida estrutura de processos também é fundamental para que os colaboradores não se sintam perdidos e isolados. 

 

Utilização das ferramentas adequadas

O trabalho remoto não seria possível sem a tecnologia, e que bom que podemos contar com ela! Para garantir a boa organização e comunicação a distância, é possível contar com inúmeras ferramentas disponíveis no mercado e que se dividem dentro das seguintes categorias:

 

  • Ferramentas de comunicação instantânea

Os chats instantâneos revolucionaram a maneira das pessoas de se comunicar, tanto no âmbito pessoal quanto no profissional. Mesmo quando pensamos em formatos de trabalho presenciais, já é praticamente inimaginável que, em uma empresa com um grande número de funcionários, cada um deles precise se levantar de seu posto para contatar um colega que está em outra sala.

Da mesma forma, a mistura dos contatos profissionais e pessoais não é uma boa ideia e, por isso, deixar a comunicação instantânea da sua empresa dentro do WhatsApp pessoal dos funcionários é uma péssima ideia, não é mesmo?

Para solucionar essa questão, já existem diversas opções de ferramentas para comunicação direta empresarial, cada uma com suas particularidades mas que, em geral, oferecem funcionalidades de conversas privadas, criação de grupos e canais, bem como troca de arquivos. 

 

  • Ferramentas de videochamada

O dia a dia de trabalho é permeado tanto pelas trocas rápidas quanto pelas reuniões – e as ferramentas de conversas instantâneas não são as ideais para esses momentos. Por isso, é importante contar também com uma boa ferramenta de videochamada que possibilite o encontro de colegas e equipes em tempo real para facilitar alinhamentos e, também, o engajamento.

Estão disponíveis no mercado uma abundância de opções com diferentes funcionalidades e comodidades: algumas em formato de aplicativo, outras que rodam diretamente no navegador, mas costumam contar com as funções básicas de chamadas individuais ou em grupo e a possibilidade de apresentar slides e transmitir sua tela. 

 

  • Ferramentas de calendário e agenda virtual

A tarefa de marcar reuniões e compromissos de trabalho fica muito mais fácil quando todos os funcionários utilizam o mesmo calendário virtual. Dessa forma, basta sincronizá-los para ter acesso aos horários e disponibilidade das pessoas com quem você precisa marcar uma reunião e tocar um projeto para marcar os compromissos. 

 

  • Ferramentas de armazenamento e compartilhamento de arquivos

Contar com uma ferramenta de armazenamento e compartilhamento de arquivos é fundamental para que os funcionários tenham acesso aos documentos e materiais de que precisam para realizar seu trabalho, bem como ao local seguro para armazenar suas entregas. 

 

  • Ferramentas de gestão de projetos

Por último mas não menos importante, a ferramenta de gestão de projetos é aquela que vai manter estruturados e alinhados todos os processos de trabalho: e o melhor é contar com uma que já ofereça gestão de projetos, de equipes e do financeiro da empresa, para que tudo fique organizado em um só lugar.

O Flowup é um software de gestão que permite controlar as tarefas, a produtividade e as finanças da empresa de forma totalmente integrada e online. Com inúmeros recursos disponíveis, é possível contar com ela para garantir a organização da sua empresa de forma inteiramente virtual e tornar o trabalho remoto possível, saudável e eficaz tanto para a organização quanto para os colaboradores.

 

Como adaptar a cultura da empresa para o trabalho remoto

Além de adotar as ferramentas adequadas, para garantir a eficácia do trabalho remoto é preciso voltar os olhares para a transformação da cultura empresarial. Foram anos e anos de relacionamentos laborais estritamente presenciais e isso não se altera de qualquer jeito. 

A organização precisa dedicar energia para que todas as equipes e colaboradores saibam atuar de forma eficaz e saudável nesse novo formato de trabalho e, para isso, é preciso entender esse novo funcionamento dos processos e qual é a melhor maneira de lidar com eles.

Quando falamos de cultura empresarial, estamos falando dos códigos de comportamento dos funcionários da empresa, dos valores da organização e até mesmo da construção do clima. Como as pessoas se relacionam no ambiente de trabalho? Como a empresa se posiciona? É preciso pensar em tudo isso e entender como essa cultura será implementada de forma virtual, e tudo começa garantindo uma boa comunicação.

É preciso estabelecer diretrizes e criar processos que garantam a boa comunicação entre os times e colegas, de forma constante. Todos os canais devem estar abertos para que isso seja facilitado e todos precisam entender qual é a melhor forma de estabelecer cada tipo de comunicação necessária: o que deve ser conversado de maneira mais urgente, por mensagens instantâneas? Quais são os assuntos que devem ser registrados por e-mail? Quais temáticas rendem uma reunião e precisam ser conversadas por videochamada?

Estabelecer esses processos comunicacionais são fundamentais para garantir a boa cultura empresarial e assegurar que todos os funcionários estejam bem informados e se sentindo incluídos nos processos e relações da organização.

Enfatizar constantemente os valores e os direcionamentos éticos da empresa também é muito importante para que eles não se percam no trabalho remoto. Ao permanecer distantes do ambiente físico da empresa, é muito fácil que os colaboradores comecem a se esquecer e abrir mão de aspectos importantes da cultura organizacional e, portanto, é essencial relembrá-los e levá-los a sério.

O investimento na estruturação e na manutenção dos processos também é fundamental para que a cultura organizacional se desenvolva plenamente sem depender de um ambiente físico e, já que estamos falando de processos, não deixe de fora deles o estabelecimento de uma forte cultura de feedback para que os funcionários e times não se sintam perdidos, saibam o que devam fazer e, com isso, os projetos sejam tocados com eficácia a distância.

Ah, e lembre-se: Não é porque um fluxo foi pensado e elaborado estrategicamente uma vez que ele vai funcionar para sempre. A empresa é viva, bem como as pessoas envolvidas, e tudo o que é vivo está em constante processo de mudança. Um gestor deve permanecer sempre atento aos processos e diretrizes existentes para perceber quando, eventualmente, eles deixam de fazer sentido ou deixam de funcionar tão bem. Se possível, conduza pesquisas com os funcionários para que eles façam apontamentos sobre o assunto também. 

 

Team-building no trabalho remoto: como fazer?

E quando falamos de cultura empresarial e sucesso no trabalho remoto, não podemos deixar de lado, de maneira alguma, o team-building, que é o trabalho de consolidação de uma equipe de trabalho.

Dentro de um trabalho de team-building estão concentradas todas as estratégias utilizadas para criar e fortalecer relações entre pessoas de uma mesma equipe ou departamento empresarial.

É essencial voltar os olhos para isso porque o bom engajamento entre os colaboradores de uma equipe aumenta as chances de sucesso na execução dos projetos, a criar um clima organizacional mais saudável dentro da empresa e, também, a facilitar para os gestores na hora de entender quais são os pontos fortes e fracos de cada funcionário e time.

Dinâmicas e atividades que parecem simples podem revelar grandes aspectos das pessoas, das suas relações e do clima do departamento como um todo, e por isso essas estratégias não devem ser deixadas de lado no trabalho remoto.

O team-building no trabalho remoto passa pelo desafio de fazer com que todos se sintam juntos, mesmo trabalhando a distância. Para isso, é preciso lançar mão de reuniões de descontração e engajamento para oferecer a oportunidade de interação que os horários de almoço e cafezinhos ofereceriam em uma rotina de trabalho presencial.

Reuniões semanais de bate-papo também são bastante indicadas, assim como a criação de canais de troca de mensagens voltados para assuntos “informais”, como a troca de dicas. Sim: esses momentos que aconteceriam naturalmente no dia a dia precisam ser trazidos de alguma forma para o virtual, para que os colaboradores possam criar laços e, dessa forma, fortalecer o trabalho em equipe.

 

Considerações finais

O mundo está mudando e as empresas que não querem ficar para trás precisam andar com ele. As pessoas procuram cada vez mais por mais liberdade em suas relações de trabalho, e as opções híbridas e remotas estão ganhando cada vez mais adeptos ao redor de todo mundo. Isso faz com que essa possibilidade se torne um grande diferencial competitivo para as organizações que a oferecem. 

Há que se prestar atenção, no entanto, na forma de tocar esse modelo para que ele seja o mais saudável e eficaz possível. Se no início de 2020 decisões tiveram que ser tomadas de um dia pro outro por causa da súbita restrição ao trabalho presencial por conta da pandemia de Covid-19, de lá para cá muita água já rolou embaixo da ponte e é preciso pensar cada vez mais no assunto e estudar sobre as melhores formas de fazer essa transição. 

As organizações do futuro não dependem de um espaço físico, e sim de times fortes e valores consolidados que sejam capazes de vencer a distância. Assim como temos certeza que esse guia te ajudou a entender alguns aspectos, a Flowup é uma ferramenta que existe para fortalecer a sua empresa.

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