Modelo de quadro kanban: exemplos e como criar!

Hoje, vamos explorar o fascinante universo dos modelos de quadros Kanban, uma ferramenta incrível que pode revolucionar a maneira como você gerencia projetos e tarefas.

O que é um quadro Kanban?

Um quadro Kanban é uma representação visual de um sistema que utiliza cartões, colunas e sinalizações visuais para gerenciar o fluxo de trabalho. Originado no Japão, nos anos 1950, pela Toyota, como parte do Sistema Toyota de Produção, o Kanban foi inicialmente utilizado para otimizar os processos de fabricação.

O termo “Kanban” em japonês significa literalmente “cartão visual” ou “sinal”. A ideia central é permitir que os participantes do processo visualizem o trabalho em andamento, identifiquem gargalos, priorizem tarefas e mantenham um fluxo constante de produção.

Quais são os 3 tipos de Kanban?

Existem três tipos principais de quadros Kanban que são amplamente utilizados para gerenciar projetos e tarefas. Cada um deles oferece uma abordagem única para otimizar o fluxo de trabalho e melhorar a eficiência do processo. Vamos explorar brevemente cada um deles:

1. Kanban Pessoal

Neste modelo, indivíduos utilizam um quadro Kanban para gerenciar suas próprias tarefas e fluxo de trabalho pessoal. Cada pessoa pode organizar suas atividades em colunas que representam diferentes estágios do processo, como “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”. Isso permite um gerenciamento visual e eficaz das responsabilidades individuais, aumentando a produtividade e a clareza nas prioridades.

2. Kanban de Equipe

Este tipo de quadro é projetado para equipes que colaboram em projetos complexos. Cada membro da equipe contribui com cartões para representar suas tarefas, e as colunas indicam os estágios do fluxo de trabalho. Isso facilita a visualização do progresso coletivo, identificação de possíveis obstáculos e distribuição eficiente de tarefas entre os membros da equipe.

3. Kanban de Fluxo de Valor

Esse modelo de quadro Kanban expande o conceito para além das equipes, abrangendo todo o fluxo de valor de um processo ou projeto. Ele ajuda a mapear todas as etapas envolvidas, desde a concepção até a entrega final, permitindo uma visão abrangente e identificação de oportunidades de melhoria em todo o sistema. O Kanban de Fluxo de Valor é valioso para otimizar processos complexos e garantir uma entrega eficiente e contínua de valor ao cliente.

Ao escolher o tipo de quadro Kanban adequado para suas necessidades, é possível melhorar significativamente a visibilidade, a colaboração e a eficiência no gerenciamento de projetos e tarefas. Este método oferece uma abordagem flexível e adaptável que pode ser aplicada em uma variedade de contextos, desde o desenvolvimento de software até a gestão de projetos em diversos setores. Se você quer se aprofundar mais sobre o Kanban antes de mergulhar nos modelos de quadro, recomendamos que leia nosso Guia Completo.

O que é um modelo de quadro Kanban? 

Os modelos de quadros Kanban são modelos pré-definidos de quadros que podem ser aplicados para diferentes tipos de projetos. Esses modelos fornecem uma estrutura inicial que pode ser personalizada conforme as necessidades específicas do projeto ou equipe, oferecendo uma base sólida para implementar e adaptar o quadro Kanban.

O modelo de quadro Kanban geralmente inclue colunas padrão que representam diferentes fases do fluxo de trabalho, como “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”. Além disso, ele pode conter categorias específicas relacionadas ao tipo de projeto, setor ou metodologia de trabalho.

Ao utilizar um modelo de quadro Kanban, as equipes podem economizar tempo na configuração inicial, pois já possuem uma estrutura visualmente organizada. Isso facilita a transição para o sistema Kanban e ajuda os membros da equipe a compreenderem rapidamente como as irão gerenciar e visualizar suas tarefas no quadro.

Quando é útil utilizar um modelo de quadro Kanban?

Um modelo de quadro Kanban oferece uma abordagem altamente eficaz para gerenciar projetos, especialmente quando há uma multiplicidade de tarefas ou projetos que seguem fluxos de trabalho similares. Ele se destaca em cenários onde a visibilidade e a transparência são essenciais para o acompanhamento e controle de fluxos de trabalho dinâmicos.

Como criar um modelo de quadro Kanban no FlowUp?

Para criar um modelo de quadro, acesse o menu lateral Produtividade > Modelo de Quadros.

Para criar um novo modelo, basta clicar em “+ Novo Modelo”. 

Escolha o layout, determine os status, as tarefas e dê um nome para seu modelo. Depois de fazer os ajustes, é só seguir com suas outras tarefas. Automaticamente o modelo estará pronto para ser utilizado da próxima vez que você for criar um quadro.

Como usar o modelo de quadro kanban criado no FlowUp?

Para aplicar o modelo que acabou de criar é simples: ao clicar no botão para criar um novo quadro, na tela de configuração, escolha a opção do modelo que você salvou e clique em criar quadro. É importante ressaltar que não é possível mudar o modelo de quadro escolhido depois de criar o quadro.

Exemplos de modelos de quadros Kanban

1. Sprint Planning

O modelo Sprint Planning é particularmente eficaz em ambientes ágeis, onde as iterações rápidas e focadas, conhecidas como sprints, são essenciais. Este modelo permite a divisão de grandes projetos em tarefas menores, facilitando o planejamento, a atribuição de responsabilidades e o acompanhamento do progresso em cada sprint. A visualização clara das tarefas em andamento, pendentes e concluídas promove uma execução mais eficiente e adaptável, características essenciais em metodologias ágeis.

2. Folha de Pagamento

No contexto de gestão financeira e recursos humanos, o modelo de Folha de Pagamento no Kanban é uma ferramenta essencial para lidar com processos complexos e regulamentações específicas. Ele oferece uma representação visual do fluxo de trabalho, desde a coleta de informações até a geração de relatórios de pagamento. A capacidade de acompanhar cada etapa do processo, identificar potenciais gargalos e garantir a precisão na execução de tarefas críticas como cálculos salariais e deduções, torna este modelo crucial para manter a conformidade e eficiência nas operações de folha de pagamento.

3. Kanban Simples

O modelo de Kanban Simples é uma escolha eficaz para projetos de menor escala ou equipes que buscam simplicidade e flexibilidade. Este modelo geralmente consiste em colunas básicas, como “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”, permitindo uma visão rápida do status das tarefas. Sua simplicidade facilita a implementação e é especialmente útil quando a complexidade do projeto não exige uma estrutura mais elaborada. É uma opção ágil para gestão visual e acompanhamento de tarefas de maneira direta.

4. Design Sprint

Projetos de design frequentemente demandam uma abordagem estruturada para estimular a criatividade e atender a prazos apertados. O modelo de Design Sprint no Kanban é adaptado para equipes de design que seguem a metodologia de sprint. Ele organiza o processo criativo em etapas, desde a geração de ideias até a validação e entrega. Essa abordagem permite uma colaboração mais eficaz, a identificação rápida de soluções e a entrega de projetos de design inovadores dentro de cronogramas específicos.

5. Projetos de Marketing

O modelo de Kanban para Projetos de Marketing é uma ferramenta indispensável para equipes que lidam com a complexidade das campanhas e estratégias de marketing. Ele oferece uma visão holística do ciclo de vida de uma campanha, desde a concepção e planejamento até a execução e análise de resultados. As colunas podem representar etapas como pesquisa de mercado, criação de conteúdo, implementação de campanhas e análise de desempenho. Essa abordagem visual auxilia na coordenação eficaz entre os membros da equipe, garantindo uma execução suave e bem-sucedida das iniciativas de marketing.

6. Onboarding 

O modelo de Kanban para Onboarding é fundamental para empresas que desejam garantir uma transição suave e eficiente para novos funcionários. Ele ajuda a organizar todas as etapas do processo de integração, desde a preparação prévia até a incorporação completa na equipe. As colunas podem incluir tarefas como preparação de materiais de treinamento, orientação sobre políticas da empresa, atribuição de responsabilidades e acompanhamento do progresso do novo colaborador. Essa abordagem visual não apenas facilita a gestão do processo de integração, mas também promove uma experiência positiva para os novos membros da equipe, ajudando-os a se sentirem bem-vindos e produtivos desde o início.

Conclusão

Em suma, os modelos de quadros Kanban representam uma abordagem visual e eficiente para a gestão de projetos e tarefas, proporcionando uma visão clara do fluxo de trabalho, prioridades e progresso.

A implementação de modelos de quadros oferece benefícios significativos, desde o gerenciamento individual de tarefas até a otimização de processos complexos em todo o fluxo de valor de um projeto.

Ao utilizar modelos predefinidos, as equipes podem economizar tempo na configuração inicial, enquanto mantêm a flexibilidade necessária para adaptar o quadro conforme as especificidades do projeto ou equipe. O exemplo prático oferecido pelo FlowUp demonstra como criar e aplicar esses modelos, facilitando a transição para esta metodologia.

Os exemplos de modelos de quadros Kanban apresentados ilustram a versatilidade dessa abordagem em diferentes contextos, desde ambientes ágeis até operações financeiras e estratégias de marketing.

Em resumo, a implementação eficaz de modelos de quadros Kanban, aliada à utilização do FlowUp oferece uma ferramenta valiosa para melhorar a visibilidade, colaboração e eficiência na gestão de projetos e tarefas em diversas áreas de atuação. Então, não perca tempo e fale com um dos nossos especialistas para assinar o FlowUp!