Ferramentas de Gestão

20 ferramentas para facilitar o trabalho remoto

15 min de leitura | 22 de abril 2022

Se antes o trabalho remoto não era visto com bons olhos – pelo menos para algumas empresas – hoje, no Brasil, esse modelo tem sido adotado por diversas organizações, sobretudo nos setores de serviços, comunicação e educação. Essa realidade só é possível graças às ferramentas para o trabalho remoto, que fazem com que tudo flua bem para líderes e demais colaboradores.

Muito antes da pandemia de Covid-19, a flexibilidade do home office já era vista como um ponto positivo pelos trabalhadores, sobretudo em relação à de produtividade e à qualidade de vida. Diante da exigência do distanciamento social, imposto pela crise sanitária, o trabalho remoto se consolidou, de forma que, em média, 11% dos trabalhadores brasileiros desempenharam suas funções longe do escritório, de acordo com levantamento do IPEA. Isto é, cerca de oito milhões de pessoas atuam de forma remota no Brasil.

Bastante gente, não é? Você deve ser uma delas! Por isso, neste post, vamos destacar algumas dessas ferramentas para o trabalho remoto que podem melhorar o seu dia a dia. Confira!

 

Quais as ferramentas tecnológicas mais utilizadas no ambiente corporativo no home office?

Levar o trabalho de todo um departamento para longe do núcleo empresarial não é uma tarefa simples.

Ao passar para o modelo remoto, muitos líderes temem que duas coisas se percam: o controle da equipe e a cultura empresarial.

Para garantir que nada disso aconteça, é preciso preparar uma estrutura e talvez até criar processos e recursos que não existiam no escritório.

Ao adotar ferramentas que auxiliam a gestão e a comunicação no trabalho remoto, a eficiência no home office é garantida.

Por meio delas, gestoras e gestores lideram com tranquilidade, porque conseguem acompanhar o andamento de todas as atividades.

Além disso, a equipe se mantém coesa e em sinergia, pois toda a comunicação, seja ela síncrona ou assíncrona, fica facilitada, Nenhuma informação se perde, tudo flui de forma colaborativa.

Não deixe de conferir o guia completo do trabalho remoto. Lá você vai encontrar melhores práticas, ferramentas para o trabalho remoto e muitas outras informações importantes para quem quer remotizar agora!

 

Ferramentas para o trabalho remoto para gerir tarefas, projetos e processos

Gerenciar as atividades é indispensável. Em qualquer modelo de trabalho, isso significa o fim do atraso de entregas e o início de uma organização que vai impressionar os seus clientes.

Uma ferramenta de gestão de tarefas perfeita para o home office é aquela que visa integrar os membros das equipes e centralizar as informações.

 

FlowUp

O FlowUp é uma solução para quem busca realizar o gerenciamento de projetos e tarefas de forma ágil. 

Com o FlowUp é possível acompanhar múltiplos projetos, coordenar as tarefas de toda equipe, acompanhar os prazos e produtividade, compartilhar arquivos, dar feedbacks, gerar relatórios, tudo em tempo real.

A ferramenta oferece os recursos de lista, quadros Kanban ou Gantt. Em todas elas, é fácil conferir o tempo investido em cada tarefa e em quais etapas elas estão.

A ferramenta está disponível para Android e IOS.

 

Controle de custos

Para unificar a gestão dos seus projetos e do financeiro do seu negócio de forma remota, em um mesmo sistema, o FlowUp também possui essa solução. 

Nessa ferramenta você encontra recursos para acompanhamento da lucratividade de cada um dos seus projetos, gestão do fluxo de caixa, faturamento mensal, entre outros. 

 

Ferramentas para o trabalho remoto que facilitam a comunicação

Uma grande preocupação de todos é como se comunicar bem com a equipe no home office. Para facilitar a comunicação no trabalho remoto, as ferramentas de chats, videochamadas, brainstorming e colaboração mostram como melhorar a interação.

 

Hangouts Meeting

Esta é a ferramenta de videoconferência do Google, que permite reunir um grande número de pessoas de forma remota. Nela, é possível gravar os encontros, compartilhar tela e abrir chat.

 

Skype

O Skype pertence à Microsoft e é uma das ferramentas de mensagens instantâneas  e videoconferência mais usadas, pois oferece versões para celulares, tablets, TVs e até consoles de jogos, provando os motivos da sua popularidade. 

Ela também permite a gravação e compartilhamento de tela e ainda oferece uma busca inteligente de mensagens e envio de diversos formatos de arquivo.

 

Slack

Outra ferramenta para o trabalho remoto que vale a pena conhecer é o Slack. Basicamente, é um chat em tempo real, que aproxima colaboradores de forma dinâmica, pois é pensado para o meio profissional. 

Nele, é possível abrir canais específicos para cada equipe e enviar arquivos, áudios ou links. Pode ser usado no navegador do computador ou em aparelhos móveis, através do aplicativo.

 

Zoom

Esta é outra ferramenta de videoconferência, famosa por ser mais robusta, uma vez que comporta mais pessoas que as outras, com bom desempenho.

 

Teams

O Teams é a plataforma de reuniões virtuais desenvolvida pela Microsoft. Além de permitir centenas de usuários, mesmo na versão gratuita, ainda oferece 10GB de armazenamento, sem limite de mensagens.

 

#matrix

Esta ferramenta pertence à empresa Resultados Digitais. É gratuita e foi pensada para facilitar o trabalho remoto em equipe. A ideia é reproduzir o ambiente do escritório, criando as salas virtuais (até mesmo a copa, para um cafezinho!) de cada departamento e permitindo interações com os colegas.

 

Gravador de Tela Online Grátis

Para o onboarding ou na hora de passar o bastão, às vezes sentimos falta do contato presencial na hora de ensinar algo. Com esta ferramenta para o trabalho remoto, você pode gravar a tela ou apenas uma área dela, com ou sem som, adicionar anotações e depois fazer o download do vídeo para mostrar compartilhar com quem precisa.

 

Ferramentas para o trabalho remoto para monitoramento da equipe 

Com o trabalho a distância, muitos líderes indagam sobre como ter controle sobre o trabalho da equipe em home office. Confira algumas ferramentas que permitem sentir como anda o clima organizacional.

 

OfficeVibe

Se a ideia é saber se a equipe está feliz ou insatisfeita, essa ferramenta pode ajudar. Através dela é possível enviar mensagens diretas regularmente com perguntas sobre humor e os sentimentos dos colegas em relação ao trabalho. As respostas são anônimas.

 

Doodle

Outra forma de colher feedbacks é através do Doodle. Esta ferramenta permite estruturar e enviar enquetes para monitorar os sentimentos do grupo e compartilhar calendários colaborativos para agendar encontros virtuais.

 

Appraisd

Com essa ferramenta, a liderança pode avaliar o desempenho dos colaboradores de forma remota, e assim, engajá-los e ajudar no desenvolvimento profissional de cada um.

Leia também: Home Office: 7 dicas para ser produtivo trabalhando em casa

 

Ferramentas para medir a produtividade

No home office, as distrações são muitas: pets, outras pessoas na casa, visitas inesperadas, sons da rua… Para manter o foco, existem algumas ferramentas de produtividade, que ajudam a gerenciar as atividades.

 

Tomato Timer

O app se baseia na técnica Pomodoro. Como um cronômetro, ele divide o trabalho em sprints de 25 minutos e pausas de 3 a 5 minutos entre cada período. Essa técnica ajuda a manter o foco e promete ajudar a otimizar a produtividade.

 

Evernote

O Evernote pode ser considerado um bloco de notas eficiente e colaborativo. Essa ferramenta é ótima para fazer anotações, salvar arquivos, imagens, listas e não perder nenhum insight.

 

Ferramentas para o trabalho remoto que facilitam o manejo de arquivos

Na era digital, a distância não é um empecilho para a troca de informações e armazenamento de arquivos. Conheça algumas ferramentas para o trabalho remoto que auxiliam nesse aspecto.

 

Box

Esse serviço de armazenamento de arquivos na nuvem é gratuito. Ele permite sincronizar dispositivos por meio do seu aplicativo. Ideal para salvar e compartilhar arquivos importantes de forma rápida e segura.

 

Dropbox

Mais um recurso de armazenamento em nuvem para usar no home office. O espaço é limitado, mas há recursos interessantes, como poder autorizar usuários a editar e adicionar itens a pastas específicas.

 

Google Drive

Você já deve conhecer essa ferramenta colaborativa do Google, voltada para armazenamento, organização e compartilhamento de arquivos. Em sua forma gratuita, ele oferece até 15 GB de espaço.

 

Wetransfer

Precisa compartilhar arquivos grandes? Essa ferramenta pode te ajudar. Basta registar-se e em poucos minutos, a depender da velocidade da sua internet, você faz o upload de arquivos pesados, não importa o formato. Depois, é só compartilhar o link e, quem recebê-lo, poderá descarregar os arquivos normalmente. A versão Pro oferece ainda mais vantagens, como compartilhamento agendado e organização por tags.

 

OneDrive

Quem gosta dos serviços da Microsoft, essa é a ferramenta de armazenamento em nuvem da empresa. A versão gratuita pode ser limitada, mas a vantagem é poder integrar a plataforma com todos os aplicativos do pacote Office e ainda editar arquivos. É possível contratar planos mais robustos de forma mensal ou anual por usuário.

 

Ferramentas para realizar o gerenciamento do tempo e o controle do horas

Quando pensamos em gestão do tempo, lembramos dos timesheets, planilhas que registram o tempo investido em cada tarefa.

O controle do tempo serve para dar uma noção da complexidade de cada tarefa, melhorando a distribuição de demandas.

Isso é essencial na gestão de projetos, pois dá uma noção do volume de tarefas que o setor suporta e de quão produtiva a equipe está sendo.

O próprio FlowUp, que listamos mais acima, oferece esse recurso.

Além do timesheet, a folha de ponto é ideal para o controle do tempo. Mais do que garantir o cumprimento das horas estabelecidas em contrato para o expediente, ele ajuda a estabelecer limites, evitando que a equipe fique sobrecarregada

Num cenário como o home office, em que existe uma determinada flexibilidade, é muito comum que a pessoa colaboradora estenda o horário e trabalhe por mais tempo. Em tempos de Burnout, controlar o ponto pode quebrar esse arriscado hábito.

 

Confira alguns aplicativos de controle de horas para utilizar no trabalho remoto

 

Pontomais

Esse é um dos aplicativos de controle de horas disponíveis no mercado. O app pode ser instalado em dispositivos móveis para que seja feito o registro remoto e online do ponto. Além de centralizar informações sobre faltas, banco de horas, horas extras e horas faltantes, ele permite  criar turnos e escalas, conforme as jornadas da sua empresa. Também é possível anexar documentos como atestados médicos para justificar ausências. 

Leia também: Como criar uma boa rotina para trabalho remoto?

 

Secullum Ponto Web

É um sistema de ponto eletrônico 100% online e seguro. Seu objetivo é facilitar a rotina de quem precisa gerenciar a folha de ponto. Ele controla a jornada de colaboradores em home office, envia remotamente a folha de ponto para assinatura, emite relatórios e muito mais. 

 

Escolhendo bem as ferramentas para gerenciar o home office

Agora que você já conhece diversas ferramentas para melhorar o trabalho remoto, o próximo passo é descobrir quais delas são mais adequadas à realidade da sua empresa e que se alinham com as características da sua equipe. 

Quando esses aspectos não são levados em consideração, corre-se os mesmos riscos de não usar ferramentas para o trabalho remoto, tais como:

  • falhas na comunicação;
  • problemas no fluxo de trabalho;
  • processos confusos;
  • atrasos;
  • refações;
  • falta de dados para medir os KPIs.

Tudo isso acarreta em dificuldades no gerenciamento do home office, gera estresse, desmotivação, sobrecarga de trabalho, desperdício de tempo e de outros recursos e até mesmo perda de clientes por conta de insatisfação.

 

Uma ferramenta completa para o trabalho de qualquer equipe remota

Em meio a tantas opções disponíveis, você deve estar se perguntando: qual a melhor ferramenta digital para quem trabalha home office?

Nós vamos te dar essa resposta! A melhor ferramenta é aquela que reúne tudo em um só lugar, unificando a comunicação, a troca de arquivos, possibilitando o controle de tempo, o gerenciamento das tarefas e a gestão financeira. 

O FlowUp é uma ferramenta ideal para organizações que trabalham de forma remota, pois é totalmente integrada e online. Com o software de gestão da FlowUp, você gerencia, num só lugar, projetos, equipes e financeiro.

Dessa forma, você economiza e ainda facilita o trabalho de toda a equipe, aumentando a produtividade, já que não precisa utilizar vários programas diferentes. Faça o teste grátis de 15 dias!