Sistema de produtividade: conheça 7 opções!

Tempo é dinheiro e, portanto, o ideal é aproveitá-lo da melhor maneira possível. Por conta disso, as pessoas e empresas buscam incessantemente por produtividade — mas como alcançá-la? Felizmente, o assunto já vem sendo debatido e estudado há anos e alguns e, de toda essa busca, nasceram alguns exemplos de sistema de produtividade que, de maneiras diferentes, podem te ajudar a encontrar essa relação ideal entre gasto de tempo e resultados. 

Como as pessoas não são máquinas, no entanto, um mesmo sistema não tem como funcionar para todos. Por isso, nesse post trazemos 7 opções e a nossa dica é experimentar pelo menos algumas delas para encontrar a que mais faz sentido. Antes disso, no entanto, explicaremos do que se trata um sistema de produtividade. Para entender melhor o assunto, é só seguir na leitura.

Leia os tópicos desse texto como preferir:

• O que é um sistema de produtividade?

1. Método Pomodoro
2. Método Kanban
3. Matriz de Eisenhower
4. Engula estes sapos (logo!)
5. Método SMART
6. Getting Things Done (ou: método GTD)
7. Princípio de Pareto

• Conheça o FlowUp

O que é um sistema de produtividade?

É importante ter em mente que quando falamos de sistemas de produtividade ou de ferramentas de produtividade estamos falando de coisas diferentes. As ferramentas, hoje em dia, são, em sua maioria, aplicativos ou softwares que ajudam na produtividade — e elas podem ou não ser baseadas em algum sistema de produtividade já existente.

Os sistemas, por sua vez, são métodos que sugerem boas práticas para pessoas e empresas que querem encontrar um bom ritmo de trabalho, e eles podem ser dos mais simples aos mais sofisticados, e funcionar melhor de forma individual ou coletiva. Por conta disso, inclusive, é possível até mesmo combinar modelos.

Atualmente, em uma sociedade cada vez mais recheadas de estímulos, os sistemas de produtividade vêm se tornado cada vez mais fonte de curiosidade e de apoio. Eles são interessantes não só para indivíduos, mas também empresas que sentem necessidade de um estímulo a mais para manter o foco. A seguir, você confere algumas opções.

1. Método Pomodoro

Essa é uma técnica bastante comum e difundida no Brasil. O Pomodoro foi criado em 1980 pelo italiano Francesco Cirillo e ganhou esse nome porque ele utilizava um cronômetro em forma de tomate para medir o tempo. O método Pomodoro funciona por meio de ciclos de tempo.

A ideia base é a de que pausas frequentes (desde que programadas) no trabalho podem aumentar a agilidade mental. Além disso, podem incentivar o indivíduo a cumprir suas tarefas no tempo previsto. Já que logo em seguida chega um momentinho de descanso como recompensa.

A recomendação do método é que você divida seu período útil do dia em etapas de 25 minutos e, a cada uma dessas, você tira 5 minutos de pausa para fazer o que quiser. Dessa forma, o foco deve ser em fazer o máximo possível da tarefa atual em 25 minutos para depois ganhar 5 para dar aquela respirada, beber uma água ou, até mesmo, aquela olhadinha rápida no celular.

A cada quatro ciclos de 25 minutos, pode-se programar uma pausa maior de entre 20 e 30 minutos antes de recomeçar. A técnica funciona porque saber que você tem períodos de tempo específicos tanto para realizar as tarefas quanto para descansar evita que as distrações invadam o momento de concentração. 

2. Método Kanban

Quem nunca pegou para fazer um monte de projetos ou tarefas ao mesmo tempo e se perdeu? O Kanban é um sistema de produtividade bastante visual. Ele tem o objetivo de ajudar na organização de tarefas por meio de cartões que devem ser diferentes entre si, seja em cor, tamanho ou formato: o importante é que seja fácil distingui-los só de bater o olho.

No âmbito individual, você pode usar esse método de forma bastante simples. Você pode dividir suas tarefas em três categorias: A fazer | Fazendo | Feito. Essas categorias podem ser montadas na mídia que se preferir, seja uma agenda de papel, uma planilha no computador ou um quadro. O que importa é que as três colunas estejam bem divididas e chamem a atenção com cores diferentes.

A recompensa de retirar uma tarefa da lista de afazeres para a categoria “feito” é um estímulo muito importante para que ela seja feita, além, é claro, de sua constante visualização. 

O método Kanban foi criado, no entanto, em âmbito empresarial e, portanto, também funciona muito bem para ajudar uma organização a orquestrar seus processos e facilitar a comunicação entre todos os envolvidos no projeto. 

Como surgiu o método Kanban?

Desenvolvido por japoneses dentro da fábrica da Toyota, ele surgiu com o objetivo de manter todos os setores da produção alinhados entre si e, sempre, levando em consideração a demanda — para que os carros não fossem produzidos em excesso durante a crise e acabassem parados em estoque, sem vender e gerando prejuízos. 

Quando cada etapa do processo passou a ser identificada com adesivos coloridos que indicavam a atividade, seu prazo de execução e o colaborador responsável, todos passaram a entender melhor a importância do cumprimento da sua etapa. Além disso, entenderam que só deveriam iniciar uma nova etapa ao repassarem a anterior. Da mesma forma, essa última etapa não tinha como ser recebida pelo próximo setor se ele ainda não tivesse conseguido se livrar da sua anterior. Assim, se o esquema travava na etapa de vendas e os carros não estivessem saindo, toda a linha de produção entendia que precisava se congelar. 

3. Matriz de Eisenhower

Eisenhower foi um presidente dos Estados Unidos que ficou muito conhecido pelo seu altíssimo nível de produtividade, o que faz com que seus métodos de gerenciamento de tempo sejam estudados com frequência e gerem bastante interesse até os dias de hoje. 

Criada por Stephen Covey, um dos seus ávidos estudiosos, a Matriz de Eisenhower também é conhecida como matriz urgente/importante e a estratégia está justamente em categorizar as tarefas entre essas duas opções. 

O método, que pode ser usado tanto de forma individual como no âmbito empresarial, consiste em criar um painel de demandas dividido em quatro quadrantes. 

Como funcionam os quadrantes?

No primeiro deles, anota-se o que é urgente e importante, ou seja, tarefas que tanto precisam ser resolvidas rapidamente quanto são essenciais. Essas se tornam, então, as demandas que devem ser realizadas com total prioridade.

O segundo quadrante é reservado para as tarefas que são importantes, mas não urgentes. Nesse caso, sabe-se que as demandas ali anotadas podem ser resolvidas mais a médio e longo prazo, por mais que façam a diferença.

No terceiro quadrante, por sua vez, anotam-se as demandas que são urgentes mas não necessariamente importantes, como participar de uma reunião ou atender a uma ligação que não se sabe necessariamente onde vão dar. É preciso realizá-las rápido, mas como não são importantes, fica o lembrete de que não se deve saturar delas.

Por último, no quarto quadrante anotam-se as tarefas que não são nem importantes e nem urgentes, ou seja, demandas que são evitáveis e devem ser canceladas sempre que possível. Anotar as distrações diárias neste quadrante é um grande lembrete de que você provavelmente está desperdiçando um tempo importante do seu dia útil. No âmbito empresarial, é uma boa maneira de identificar os famigerados gargalos.

Visualizar tarefas dentro desse contexto de importância e urgência ajuda a entender melhor cada uma delas e, também, como anda a sua carga de trabalho e a divisão de seu tempo — e, então, fazer o possível para lidar com isso de forma mais estratégica.

4. Engula estes sapos (logo!)

Sabe aquela tarefa mais difícil que você tem que fazer e fica empurrando para debaixo do tapete? Pois ela tem um grande potencial de atrapalhar todo o seu dia, impedindo sua concentração plena nas quaisquer outras demandas que você coloca antes dela.

A técnica de “engolir os sapos” foi criada pelo empresário Brian Tracy, com base em uma citação atribuída a Mark Twain. A citação dizia que comer um sapo no café da manhã vai fazer com que nada de ruim te aconteça no resto do dia.

Brian transformou esse ensinamento de Twain em um sistema de produtividade. Esse sistema prega que quando você executa logo cedo a tarefa mais difícil do dia, nenhuma outra será capaz de te dar muita dor de cabeça. Se você não tiver uma tarefa que acredite ser obviamente a mais difícil, uma boa ideia é usar esse sistema de produtividade em conjunto com a matriz de Eisenhower apresentada acima. Dessa forma, você pode realizar, o mais cedo possível, a tarefa mais importante e urgente do dia. 

Dá para perceber o tanto de desgaste que será evitado caso o que é mais difícil ou urgente e importante no dia seja realizado primeiro? O sistema de produtividade criado por Tracy nos ajuda a colocar essa situação em perspectiva e lembrar que o melhor que podemos fazer para nos livrarmos dos maiores sapos é comê-los de uma vez por todas. Empurrá-los para depois só vai fazê-los crescer e atrapalhar ainda mais nossa produtividade e capacidade de concentração.

5. Método SMART

Smart, quando traduzida português, significa inteligente. Além do significado da palavra toda, no entanto, cada letra do título do método tem um significado próprio:

S para Specific (específico), M para Measurable (mensurável), A para Achievable (alcançável), R para Realistic (realista) e T para Timely (oportuna).

O objetivo do método é ajudar um indivíduo ou empresa a definir metas e objetivos inteligentes e, para isso, elas precisam se encaixar nessas cinco categorias.

Uma meta é específica quando é possível responder cinco perguntas básicas sobre ela: quem são os responsáveis? O que deve ser feito? Onde ela deve ser alcançada, quando e por que. 

Ela é mensurável se for possível medir o seu progresso e, para isso, devem haver critérios de desempenho pelos quais ela deve ser acompanhada.

A meta é alcançável se for realmente possível de ser realizada (afinal, não faz sentido algum lutar e gastar tempo em algo que simplesmente é inatingível, não é mesmo?).

Ela é realista se leva em consideração os recursos e o tempo disponíveis para executá-la.

E, por fim, ela é oportuna se recebe um prazo para ser executada — mesmo que este prazo seja longo. 

As categorizações do método SMART podem (e devem!) ser aplicados para qualquer meta e objetivo, sejam eles individuais ou empresariais. Essas categorias ajudam a entender de uma vez por todas quais são as reais possibilidades de alcance e se vale a pena investir tempo, energia e recursos ali.

Se você analisou suas metas (ou as de sua empresa) e já conseguiu encaixá-las nas categorias, o trabalho não acabou por aí! É preciso manter o foco, encarar as adversidades que aparecem no caminho e analisar constantemente quais são as melhorias possíveis.

6. Getting Things Done (ou: método GTD)

Em tradução literal para o português, Getting Things Done significa “fazer as coisas”. O método GTD foi criado por David Allen, que o explicou em seu livro de título: “A arte de fazer acontecer”.

O sistema de produtividade criado por Allen tem o objetivo de ajudar indivíduos e empresas a controlar melhor seus compromissos e tarefas. Isso deve ser feito por meio de técnicas e estratégias que ajudam a evitar a sobrecarga. Ele é dividido em cinco etapas, que são: coletar, processar, organizar, revisar e fazer.

O que o método defende é que, quando uma tarefa é coletada e registrada desde o começo, ela já começa a ser realizada e, portanto, “aliviada”.

É preciso começar a realizar as tarefas colocando-as em um lugar que não seja mais única e exclusivamente uma mente preocupada. A partir desse registro, já pensar mais a respeito dela, organizá-la melhor, revisar o planejamento e, então, fazer.

Como benefícios do método, o autor promete uma melhor otimização de tempo, mais equilíbrio entre vidas pessoais e profissionais, maior capacidade de concentração e foco no presente e, com tudo isso, mais liberdade, criatividade e capacidade de adaptação.

7. Princípio de Pareto

Também conhecido como regra dos 80/20, o Princípio de Pareto prevê que 80% dos resultados surgem de 20% das causas. Na vida profissional, isso quer dizer que 20% do esforço que você dedica são os verdadeiros responsáveis por 80% do seu desempenho.

Isso significa que o princípio pode ser adotado como um sistema de produtividade. Isso parte do ponto em que, ao conseguirmos identificar as tarefas mais importantes, passarmos a destinar a elas a maior parte do nosso tempo e esforço.

Para entender quais são essas tarefas, é possível combiná-lo com outros métodos como o SMART e a matriz de Eisenhower. Lembre-se sempre da importância de dedicar mais esforços às tarefas mais importantes, para que os maiores resultados cheguem o mais rápido possível.

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