Processos organizacionais: o que você precisa saber sobre o assunto

Toda empresa tem suas metodologias próprias para conseguir o resultado desejado na entrega de um produto ou serviço. Basicamente, os processos organizacionais são necessários para que o produto esteja em conformidade com a qualidade almejada.

É por meio dessa série de tarefas relacionadas, envolvendo pessoas e insumos, que a necessidade do cliente final é atendida. Então, controlar essas etapas é muito importante para garantir bons impactos.

Quer saber mais sobre processos organizacionais? Continue a leitura e confira!

Quais são os tipos de processos?

Primários ou finalísticos

São processos que geram o produto ou o serviço para o cliente externo. É por meio deles que são atendidas as necessidades do receptor final.

Além disso, os processos finalísticos caracterizam o ramo em que a organização atua. Eles recebem constantemente apoio de outros processos internos para gerar seu produto final.

De suporte ou apoio

São processos que não têm relação com o cliente externo. Sua função é atender ao processo primário, ou seja, ser seu apoio. Eles são relacionados às áreas necessárias para que o processo primário ocorra adequadamente e, por sua vez, entregue seu produto.

Gerencial

São processos alinhados à gestão estratégica da empresa e são ligados à eficácia dos outros dois tipos — primário e suporte. São responsáveis pelo monitoramento e pela melhoria contínua dos demais.

O que fazer para melhorá-los?

Investir em bons processos organizacionais é a forma mais coerente de a organização dar atenção à qualidade de seus produtos, além de proporcionar uma grande redução de custos.

Processos eficazes evitam desperdício de insumos, economizam recursos e prezam pela qualidade do produto ou serviço entregue, além de aumentar a produtividade dos colaboradores. Para desenvolver bons métodos ou melhorar os que já estão sendo utilizados, podemos lançar mão do ciclo PDCA ou do BPM.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA — Plan-Do-Check-Act — é uma ferramenta que, aplicada aos processos, visa a melhorar sua eficiência e agilidade, prezando por sua otimização. Eis suas etapas:

• plan (planejar) — fase de identificar o objetivo a ser alcançado. Aqui, também é traçado o plano de ação para mitigar os problemas encontrados;
• do (fazer) — momento de colocar em ação o plano traçado na etapa anterior;
• check (checar) — etapa de coleta dos dados mensuráveis, que são analisados para observar se houve melhora no processo em que o ciclo foi aplicado;
• act (agir) — fase em que, se necessário, são aplicadas ações corretivas, se os dados colhidos na etapa anterior forem insatisfatórios. Sendo assim, o ciclo é reiniciado com um novo plano de ação traçado.

O ciclo PDCA pode ser reaplicado diversas vezes em um mesmo processo, levando-o a um grau de eficiência ampliado.

BPM

O ciclo de vida BPM (Business Process Management) apresenta seis fases distintas para melhorar a gestão de processos dentro da organização. São elas:

1. planejamento e alinhamento estratégico — os processos são levantados e analisados, para avaliar se estão em consonância com o serviço prestado pela organização;
2. análise de processos — a forma de aplicação dos processos é levantada e avaliada, para verificar se realmente funcionam dentro da organização;
3. desenho de processos — a etapa é desenhada ou remodelada, com o intuito de promover melhorias;
4. implantação dos processos — o procedimento remodelado ou desenhado na fase anterior é colocado em prática;
5. monitoramento dos processos — os resultados obtidos são colhidos e analisados, para garantir que o objetivo estratégico desejado seja atingido;
6. refinamento de processos — as mudanças trouxeram o resultado esperado? Caso não, voltamos para a fase inicial e reaplicamos todo o ciclo.

Quais são outras dicas de ação?

Além de utilizar as metodologias anteriores, também é válido pensar em outras maneiras de conquistar um bom desempenho. A melhoria de processos pode ser obtida por meio de mudanças específicas sobre certos pontos, então é essencial conhecê-las. A seguir, veja quais são os passos que podem ser executados para consolidar uma performance ampliada.

Reconheça a real necessidade de mudança

O reconhecimento da exigência de obter configurações melhores é o primeiro passo para que a tarefa seja bem-sucedida. Afinal, não vale a pena otimizar um processo que não tenha impacto crítico ou que não exija tanta modificação.

Fique atento a feedbacks de clientes internos e externos, bem como aos resultados em relação ao planejamento. A partir da identificação de uma possibilidade, estabeleça a sua prioridade e veja se é realmente necessário agir sobre ela. Assim, é possível direcionar melhor os recursos e os esforços.

Mapeie os novos processos

O mapeamento de processos organizacionais é muito importante para se ter uma boa administração. Ele permite entender o posicionamento de cada etapa, seus atores e a dependência entre elas. Como consequência, é possível identificar gargalos e pontos que geram grandes impactos.

No entanto, é comum que etapas sejam adicionadas constantemente — e, então, podem ficar de fora do mapeamento. Para não perder visibilidade sobre o conjunto completo, não se esqueça de mapear os novos processos. Assim, é mais fácil reconhecer quais são as necessidades específicas.

Capacite e prepare a sua equipe

A mudança exige alterações no comportamento e até no mindset dos colaboradores. Por isso, é fundamental que a equipe esteja preparada para encarar a otimização de processos organizacionais.

Tudo começa com a apresentação da importância dessa etapa e de como os resultados serão melhorados. Em seguida, é preciso comunicar o plano, definir responsabilidades claramente e partir para a execução. O líder deve estar preparado para conduzir as pessoas ao desempenho esperado em cada etapa.

Monitore os resultados

Não basta usar uma metodologia, executar mudanças e apenas confiar que isso será suficiente. Para ter segurança e a capacidade de agir, é indispensável fazer um monitoramento constante.

Defina métricas, indicadores e patamares que apontem para a saída esperada. Com a coleta e avaliação de dados, é possível atuar conforme a necessidade. É importante que os resultados concretos sejam os principais motivadores para tomar uma decisão específica. Assim, há mais segurança quanto ao caminho que deve ser selecionado em cada caso.

Use a tecnologia

Dependendo da complexidade e da quantidade de processos organizacionais, o acompanhamento tem que ser feito de uma forma muito robusta. Isso economiza tempo e, principalmente, gera resultados melhores. Nesse sentido, é recomendado usar a tecnologia.

Por meio de um software de gestão, por exemplo, fica fácil mapear todas as etapas, entender os impactos de cada uma e acompanhar o desempenho. A comunicação também é favorecida e as pessoas sabem o que e quando fazer.

Para tanto, é importante ter ajuda profissional. Uma empresa que ofereça uma boa solução tecnológica ajuda seu negócio a estar mais preparado para encarar as necessidades de otimização.

Bons processos organizacionais são a melhor maneira de se oferecer um produto ou serviço com qualidade, prezando pelo custo mínimo em sua concepção. Além disso, ajudam a empresa a alcançar o grau de eficiência desejado e fazem com que ela se destaque no mercado.

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