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Modelo de quadro Kanban: como montar e usar na gestão de projetos

21 min de leitura | 07 de fevereiro 2024

Modelo de quadro Kanban oferece uma maneira prática e visual de organizar tarefas, acompanhar o andamento dos projetos e aumentar a eficiência da equipe. Com isso, equipes de diferentes áreas — como tecnologia, arquitetura, marketing e engenharia — conseguem manter o foco, identificar gargalos e entregar mais valor com menos esforço.

Além disso, ao adotar um quadro Kanban, você promove mais clareza, colaboração e transparência no dia a dia do time. Cada tarefa ganha um espaço visível, facilitando a tomada de decisão e a priorização de atividades essenciais.

Nesse sentido, este artigo apresenta um guia completo para você criar e adaptar seu próprio modelo de Kanban. Vamos mostrar, passo a passo, como montar colunas eficientes, quais boas práticas seguir e como aplicar o método tanto em projetos ágeis quanto em processos mais tradicionais.

Portanto, se você busca mais controle, fluidez e produtividade na gestão de tarefas, continue lendo e descubra como o Kanban pode transformar a sua rotina profissional.

O que é um quadro Kanban?

Quadro Kanban é uma ferramenta visual que ajuda equipes a organizarem, acompanharem e otimizarem o fluxo de trabalho. Com cartões, colunas e sinalizações visuais, ele permite que todos visualizem claramente o status das tarefas — desde o início até a conclusão.

Originalmente criado pela Toyota, no Japão dos anos 1950, o Kanban surgiu como parte do Sistema Toyota de Produção. Na época, a montadora buscava mais eficiência e menos desperdício nas linhas de montagem. Por isso, adotou um sistema baseado em cartões físicos para sinalizar a necessidade de reposição de materiais e tarefas.

Nesse contexto, o termo “Kanban” significa literalmente “cartão visual” ou “sinal”. Dessa forma, o quadro Kanban permite identificar gargalos, priorizar atividades e manter um ritmo de produção constante. Enquanto isso, cada membro da equipe tem clareza sobre o que precisa ser feito, em que etapa o trabalho está e quais entregas têm prioridade.

Quais são os 3 tipos de Kanban?

Ao aplicar um modelo de quadro Kanban, é essencial entender que existem diferentes formatos para atender a contextos variados de gestão. Embora todos compartilhem a mesma base visual e conceitual, cada tipo possui características específicas que influenciam diretamente na produtividade e organização do time ou indivíduo.

A seguir, conheça os três principais tipos de quadro Kanban e saiba quando utilizá-los:

1. Kanban pessoal

Se você busca mais foco e organização nas suas tarefas do dia a dia, o Kanban pessoal é uma excelente escolha. Com colunas como “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”, esse modelo ajuda a estruturar sua rotina de forma visual e prática.

Além disso, ao acompanhar o próprio fluxo de trabalho, você consegue priorizar o que realmente importa, reduzir a procrastinação e aumentar sua produtividade individual.

2. Kanban de equipe

Quando se trata de colaboração, o Kanban de equipe se destaca como ferramenta essencial. Ele permite que todos visualizem o progresso coletivo, compartilhem responsabilidades e identifiquem gargalos de forma rápida.

Nesse sentido, equipes que trabalham com múltiplas entregas — como squads ágeis, times de marketing ou escritórios de arquitetura — conseguem alinhar tarefas, evitar retrabalho e acelerar decisões estratégicas.

3. Kanban de fluxo de valor

Para projetos mais complexos e interdependentes, o Kanban de fluxo de valor amplia a visão do sistema. Em vez de se limitar à execução de tarefas, ele mapeia todas as etapas que agregam valor ao cliente, desde a concepção até a entrega final.

Com isso, empresas conseguem visualizar o processo como um todo, eliminar desperdícios, melhorar prazos e garantir uma entrega contínua e eficiente. Portanto, esse modelo é especialmente indicado para negócios que desejam otimizar operações de ponta a ponta.

Escolha o modelo ideal para sua realidade

Dessa forma, ao compreender os diferentes tipos de modelo de quadro Kanban, você pode selecionar aquele que melhor se adapta ao seu contexto — seja para uso individual, em equipe ou em fluxos mais estratégicos.

Independentemente do formato escolhido, o Kanban promove mais visibilidade, fluidez e foco. E se você quer se aprofundar no método antes de montar seu próprio quadro, recomendamos a leitura do nosso Guia Completo.

Profissional usando um sistema digital com colunas de Kanban visíveis na tela do computador — Com ferramentas digitais como o FlowUp, o modelo de quadro Kanban se torna ainda mais dinâmico, visual e integrado à rotina de equipes multidisciplinares.

O que é um modelo de quadro Kanban?

Modelo de quadro Kanban é uma estrutura visual pré-configurada que facilita a aplicação do método Kanban em diferentes contextos de gestão. Em vez de criar um quadro do zero, você parte de um modelo com colunas e categorias já organizadas, o que acelera a implementação e traz mais clareza desde o início.

Normalmente, esse modelo inclui colunas padrão como “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”. No entanto, ele também pode conter campos personalizados conforme o tipo de projeto, setor ou metodologia — como categorias específicas para arquitetura, marketing, desenvolvimento de software, entre outros.

Além disso, ao usar um modelo pronto, as equipes reduzem o tempo de configuração inicial e garantem uma organização mais intuitiva. Assim, os membros entendem rapidamente como o sistema funciona, o que fortalece o engajamento e a adesão ao método.

Quando vale a pena usar um modelo de quadro Kanban?

Utilizar um modelo de quadro Kanban se torna especialmente útil quando sua equipe lida com projetos recorrentes ou tarefas que seguem um fluxo de trabalho similar. Nesses casos, o modelo garante padronização, visibilidade e agilidade, além de facilitar o onboarding de novos membros.

Por exemplo:

Em agências, ao organizar campanhas que passam por etapas repetitivas;
Em escritórios de arquitetura, ao acompanhar projetos que seguem fases como estudo preliminar, projeto executivo e obra;
Em times de tecnologia, para controlar sprints, bugs e entregas com um padrão visual claro.

Portanto, se você precisa estruturar processos com rapidez, promover transparência e manter o time alinhado, o modelo de quadro Kanban é a escolha ideal.

Como criar um modelo de quadro Kanban no FlowUp?

No FlowUp, você pode criar seu modelo de quadro Kanban a partir das Etapas, que funcionam como colunas personalizadas para organizar tarefas conforme as necessidades do seu negócio. Dessa forma, é possível representar com clareza as fases de um projeto ou o fluxo de trabalho de um setor específico — como marketing, arquitetura, engenharia ou atendimento.

Além disso, não há limite para a quantidade de etapas que podem ser criadas em um projeto, o que garante total flexibilidade para escalar processos e adaptar o quadro ao crescimento da equipe.

1. Acesse a tela de Etapas

Para começar, clique no terceiro ícone do menu lateral.

Menu lateral do FlowUp com destaque para o botão de acesso às etapas em modelo Kanban — Com apenas um clique, acesse todos os seus modelos de quadro Kanban e mantenha sua equipe organizada em diferentes frentes de trabalho.

Nessa área, você poderá:

Visualizar as últimas etapas acessadas;
Filtrar por projeto;
Criar uma nova etapa;
Buscar etapas específicas;
Exibir etapas arquivadas.

Painel de etapas no FlowUp filtrado por projeto para gerenciamento com quadro Kanban — Filtre por projeto e acesse rapidamente todas as etapas configuradas com o modelo de quadro Kanban para manter o foco na execução.

2. Crie uma nova etapa

Clique no botão “+ Novo” para abrir o formulário de criação. Em seguida, siga estas etapas:

Nomeie sua etapa: Escolha um título que represente claramente sua função no fluxo.
Associe ao projeto: Selecione o projeto ao qual a etapa pertence.

Interface do FlowUp para configuração de etapa pública em modelo de quadro Kanban — Torne etapas públicas para promover transparência e alinhamento em projetos colaborativos com múltiplos times.

Defina a privacidade:

Pública: visível para todos os usuários da empresa.
Privada: visível apenas para membros específicos (que você poderá selecionar).

Escolha o modelo de etapa:

Se já tiver criado modelos personalizados, selecione o mais adequado.
Caso contrário, utilize o modelo padrão e edite os status depois.

Tela do FlowUp com opção de criar etapa privada e adicionar membros a um modelo de quadro Kanban — Personalize a visibilidade das etapas no seu modelo de quadro Kanban e controle exatamente quem participa de cada fase do projeto.

3. Visualize e gerencie tarefas no modelo Kanban

A tela de cada etapa mostra todas as tarefas relacionadas, distribuídas conforme os status personalizados definidos por você. Assim, fica fácil visualizar o progresso, acompanhar prazos e identificar gargalos — tudo com o dinamismo do modelo de quadro Kanban.

Exibição de tarefas distribuídas em colunas no modelo de quadro Kanban dentro do FlowUp — Visualize todo o andamento do projeto em tempo real e identifique gargalos com facilidade usando o modelo de quadro Kanban no FlowUp.

Quer ajuda para começar?

Preparamos um tutorial completo com imagens na nossa Central de Ajuda. Acesse: Como funcionam as etapas no FlowUp

Exemplos de modelos de quadros Kanban

Agora que você já entende o conceito e os benefícios do método, é hora de ver o modelo de quadro Kanban em ação. Afinal, cada equipe e tipo de projeto pode exigir uma estrutura diferente para garantir mais fluidez e organização no dia a dia.

Por isso, reunimos abaixo alguns exemplos práticos de quadros Kanban adaptados a diferentes contextos — desde o gerenciamento de tarefas individuais até fluxos completos em empresas de tecnologia, arquitetura ou consultoria.

Com esses modelos, você poderá se inspirar, personalizar seu próprio quadro no FlowUp e acelerar a adoção dessa metodologia com mais clareza e efetividade.

1. Sprint Planning

O modelo de quadro Kanban Sprint Planning funciona especialmente bem em ambientes ágeis, onde ciclos curtos e entregas frequentes são fundamentais. Nesse formato, você divide grandes projetos em tarefas menores e mais gerenciáveis, o que facilita não só o planejamento, mas também a atribuição de responsabilidades dentro do time.

Além disso, ao visualizar claramente o que está pendente, em andamento ou concluído, a equipe ganha mais foco e autonomia para agir com agilidade. Dessa forma, o modelo Sprint Planning promove uma execução iterativa e adaptável — pilares centrais das metodologias ágeis.

Tela do FlowUp exibindo o modelo de quadro Kanban Sprint Planning com colunas como “Novas”, “Em andamento”, “Feitas”, “Em testes” e “Finalizadas” — Visualize o ciclo completo de uma sprint com clareza. Com o modelo Sprint Planning no FlowUp, sua equipe ágil acompanha tarefas desde o planejamento até a entrega, com foco em eficiência, revisão e melhoria contínua.

2. Folha de Pagamento

No contexto da gestão financeira e de pessoas, o modelo de quadro Kanban para Folha de Pagamento se destaca como uma ferramenta poderosa para garantir controle e precisão em processos críticos. Ao organizar as tarefas em etapas visuais — como coleta de dados, verificação, cálculos e fechamento — o fluxo se torna mais transparente e rastreável.

Além disso, esse modelo facilita o cumprimento de prazos e obrigações legais, ao mesmo tempo em que permite identificar gargalos e prevenir erros em cálculos salariais, deduções, benefícios ou encargos. Dessa forma, a equipe de RH ou financeiro atua com mais agilidade e segurança, mantendo a conformidade regulatória e otimizando a eficiência operacional.

Portanto, ao utilizar esse modelo no FlowUp, sua empresa ganha visibilidade, padronização e confiança na execução de um dos processos mais sensíveis do negócio.

Tela do FlowUp exibindo o modelo de quadro Kanban Folha de Pagamento com colunas “Antes”, “Durante” e “Finalizadas”, organizando tarefas de RH e financeiro — Gerencie cada etapa do processo de folha com clareza e precisão. O modelo de quadro Kanban para Folha de Pagamento no FlowUp ajuda você a garantir conformidade, controle e agilidade nos cálculos e entregas.

3. Kanban Simples

O modelo de quadro Kanban Simples oferece uma estrutura prática e direta para acompanhar o andamento de tarefas sem complicação. Ideal para projetos menores ou equipes que valorizam agilidade, esse modelo costuma conter apenas três colunas principais: “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”.

Graças à sua simplicidade, ele permite uma rápida implementação e fácil adaptação da equipe — mesmo sem experiência prévia com metodologias visuais. Além disso, por não exigir customizações complexas, esse formato se mostra perfeito para fluxos de trabalho mais lineares ou para equipes multidisciplinares que desejam começar com o básico.

Dessa forma, o Kanban Simples se torna uma excelente porta de entrada para a gestão visual de tarefas, promovendo organização e foco desde os primeiros passos.

Tela do FlowUp exibindo o modelo de quadro Kanban Simples com colunas “Novas”, “Em andamento”, “Impedimento” e “Finalizadas” para gestão básica de tarefas — Comece com o essencial. O modelo de quadro Kanban Simples do FlowUp ajuda sua equipe a organizar tarefas com agilidade, promovendo foco e clareza mesmo em projetos enxutos.

4. Design Sprint

O modelo de quadro Kanban para Design Sprint é ideal para equipes criativas que trabalham sob prazos curtos e precisam gerar soluções inovadoras rapidamente. Ele estrutura o processo de design em etapas bem definidas — desde a ideação até a prototipação, validação e entrega final.

Com isso, a equipe consegue visualizar claramente o avanço das tarefas, colaborar de forma mais integrada e manter o foco em resolver o problema certo no menor tempo possível. Além disso, esse modelo reduz o retrabalho e facilita a tomada de decisões com base em testes rápidos e feedbacks reais.

Portanto, ao aplicar o modelo Design Sprint no FlowUp, você transforma o processo criativo em um fluxo ágil, validado e totalmente visual, alinhado aos princípios de inovação com resultado.

Tela do FlowUp com o modelo de quadro Kanban Design Sprint, contendo colunas como “A Fazer”, “Em andamento”, “Em Pausa”, “Aguardando Validação” e “Finalizadas” — Dê ritmo ao processo criativo. Com o modelo de quadro Kanban para Design Sprint no FlowUp, sua equipe acompanha o avanço das tarefas com mais foco, valida soluções rapidamente e entrega projetos de alto impacto dentro do prazo.

5. Projetos de Marketing

O modelo de quadro Kanban para Projetos de Marketing organiza, de forma visual e estratégica, todas as etapas envolvidas no desenvolvimento de campanhas. Desde o planejamento até a análise dos resultados, ele permite que as equipes acompanhem cada fase com clareza e precisão.

As colunas podem representar etapas como pesquisa de mercado, criação de conteúdo, aprovação de peças, execução de campanhas e análise de desempenho. Dessa forma, a equipe tem uma visão completa do ciclo de vida da campanha e consegue distribuir tarefas de maneira equilibrada, evitando gargalos e retrabalho.

Além disso, essa abordagem facilita a colaboração entre redatores, designers, estrategistas e gestores, garantindo que todos estejam alinhados e focados nos objetivos da campanha. Portanto, ao aplicar esse modelo no FlowUp, você eleva a produtividade da equipe e assegura uma entrega de marketing mais eficiente e integrada.

Tela do FlowUp exibindo o modelo de quadro Kanban para Projetos de Marketing com colunas como “Em andamento”, “Planejamento”, “Desafios & Riscos”, “Fora do escopo” e “Finalizadas” — Gerencie campanhas de marketing com mais clareza e controle. Com o modelo de quadro Kanban no FlowUp, sua equipe visualiza cada fase da estratégia, identifica riscos e garante entregas alinhadas aos objetivos do projeto.

6. Onboarding

O modelo de quadro Kanban para Onboarding organiza de forma visual e eficiente todas as etapas de integração de novos colaboradores. Ele permite acompanhar o processo desde o momento da contratação até a adaptação completa do profissional à cultura e rotina da empresa.

As colunas podem incluir tarefas como preparação de materiais de boas-vindas, orientações sobre políticas internas, ativação de acessos, primeiras atividades práticas e check-ins de acompanhamento. Dessa forma, gestores de RH e líderes de equipe mantêm o controle sobre cada etapa, garantindo uma jornada estruturada e acolhedora.

Além disso, essa abordagem fortalece a experiência do colaborador desde o primeiro dia, ao mesmo tempo que evita esquecimentos ou falhas no processo. Portanto, ao aplicar esse modelo no FlowUp, sua empresa promove um onboarding mais humano, organizado e produtivo.

Tela do FlowUp mostrando o modelo de quadro Kanban para Onboarding com colunas como “Antes do Primeiro Dia”, “Primeiro Dia”, “Primeira Semana” e “Finalizando o Onboarding” — Crie uma jornada de integração clara e acolhedora. Com o modelo de quadro Kanban para Onboarding no FlowUp, sua equipe acompanha cada etapa do processo com organização, empatia e eficiência.

Por que usar o FlowUp para aplicar seu modelo de quadro Kanban?

Se você busca uma ferramenta completa, intuitiva e adaptável para aplicar seu modelo de quadro Kanban, o FlowUp é a escolha ideal!

Diferente de plataformas genéricas, o FlowUp foi pensado para equipes que precisam de clareza, controle e colaboração real em seus projetos — sem perder tempo com configurações complexas.

Com ele, você pode:

Criar quadros personalizados para diferentes áreas e fluxos de trabalho;
Definir etapas, status, prazos e responsáveis com poucos cliques;
Visualizar projetos no formato Kanban ou Gantt, alternando conforme a necessidade;
Integrar tarefas com finanças, horas apontadas, relatórios e muito mais;
E o mais importante: garantir que nada fique parado — do planejamento à entrega.

Além disso, a usabilidade leve e a experiência visual tornam o FlowUp perfeito tanto para quem está começando com Kanban quanto para quem já atua com times ágeis e multidisciplinares.

Teste o FlowUp e transforme sua gestão!

Agora que você conhece diferentes modelos de quadro Kanban, chegou a hora de aplicar na prática.
Acesse o FlowUp ou clique no botão abaixo e comece a estruturar seu primeiro quadro de forma simples, visual e colaborativa.

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Visualize, organize e entregue com mais fluidez!

Adotar um modelo de quadro Kanban é muito mais do que uma mudança na forma de visualizar tarefas — é uma transformação na maneira como você conduz projetos, alinha equipes e acelera entregas com foco e clareza.

Ao aplicar essa abordagem no FlowUp, você integra planejamento, execução e acompanhamento em um só lugar. Assim, elimina retrabalho, reduz gargalos e toma decisões com base no que realmente está em andamento.

Além disso, com a flexibilidade de criar quadros personalizados para cada área, você adapta o método à sua realidade — seja em marketing, onboarding, design ou financeiro. Dessa forma, sua equipe trabalha com mais leveza, propósito e produtividade.

Portanto, se você quer tirar ideias do papel com agilidade e manter todos alinhados ao mesmo tempo, o FlowUp é o parceiro ideal para aplicar o Kanban na prática!