Gestão financeira para pequenas e médias empresas: como fazer
13 min de leitura | 18 de outubro 2022Segundo o relatório Global Entrepreneurship Monitor (GEM), divulgado em março deste ano pelo SEBRAE, 46% dos brasileiros têm o desejo de empreender. No entanto, 80% das micro e pequenas empresas fecham antes de completar o primeiro ano. Entre as que sobrevivem, 60% não chegam aos cinco anos.
O principal motivo? Falta de gestão financeira. Uma empresa não se mantém de pé em meio ao descontrole com o dinheiro e, por isso, a gestão financeira precisa, sempre, ser prioridade. É claro que todos os outros setores de uma organização precisam de atenção, mas nenhum deles sobrevive sem que as finanças estejam em dia.
Por isso, neste post você confere dicas fundamentais de gestão financeira para pequenas e médias empresas. Boa leitura!
Acompanhe esse texto como preferir:
O que é gestão financeira, afinal?
Antes de entrar nas dicas, é preciso falar sobre do que exatamente se trata uma gestão financeira. Pode parecer muito amplo… e é mesmo, porque é o conjunto de ações relacionadas ao controle, ao planejamento e à execução de todas as atividades do negócio que envolvem dinheiro.
E, bem… tudo envolve dinheiro. Portanto, cada decisão tomada, cada centavo que entra ou sai, o que é planejado para o futuro, tudo passa pela gestão financeira. E é por isso que é importante fazê-la muito bem.
Dicas de gestão financeira para pequenas e médias empresas
Saiba quais são os principais cuidados a se tomar para manter uma boa gestão financeira na sua empresa:
Conheça as três frentes de gestão
De acordo com o SEBRAE, é possível dividir as ações de uma gestão financeira em três frentes:/
- gestão de caixa no dia a dia, que é responsável por registrar todas as entradas e saídas de dinheiro relacionadas a movimentações rotineiras. Isso inclui: pagamento de funcionários, fornecedores, tributos e contas e recebimentos relacionados à atividade final da empresa;
- gestão de investimentos, que é relacionada aos movimentos de expansão da empresa, como abertura de novas unidades ou compras de equipamentos;
- gestão de crises, que, como o próprio nome diz, precisa lidar com momentos mais delicados como dívidas e renegociações. Essa frente é a responsável por tomar decisões difíceis e situações complicadas e é preciso se atentar à sua importância porque não são poucas as empresas que a negligenciam e acabam com problemas.
Levar a necessidade da existência dessas três frentes em consideração é um ótimo começo para estruturar esse departamento na sua organização.
Separe as finanças da empresa das suas finanças pessoais
Esse é um ponto extremamente necessário porque, por mais que pareça óbvio para quem vê de fora ou mesmo para grandes empresários, não é tanto assim. É muito comum que fundadores de pequenas empresas não consigam separar bem as contas e acabem se perdendo completamente.
Pagamentos corporativos nunca devem ser realizados ou recebidos na conta pessoal e vice-versa. Negócio é negócio, vida pessoal é vida pessoal. A gestão financeira de um negócio precisa ter total controle sobre toda movimentação de dinheiro relacionada a ele. Isso é importante para que se saiba qual é a real situação da empresa – e um pagamento que foi feito na conta pessoal de alguém já foge totalmente desse controle.
Para evitar esse tipo de problema, o ideal é, logo no momento de abertura da empresa, criar uma conta de pessoa jurídica e, a partir disso, ter disciplina para separar totalmente os gastos e recebimentos de cada uma.
Defina um pró-labore
Esse passo se conecta ao anterior, porque donos de negócios precisam ter uma retirada de dinheiro definida para que a separação de contas seja possível. O pró-labore nada mais é do que o salário do dono, ou seja, aquele valor estabelecido que será retirado da empresa para a conta pessoal todos os meses.
A partir dessa definição, evite ao máximo retirar a mais ou a menos que o previsto para que haja equilíbrio. Uma coisa é renegociar oficialmente a diminuição do pró-labore em casos de necessidade. Você pode até mesmo, negociar seu aumento quando a empresa já se estabeleceu e cresceu. Outra coisa bem diferente é tirar quantias completamente distintas a depender do faturamento da organização a cada mês.
Monte um planejamento financeiro
O planejamento financeiro deve fazer parte do plano de negócios de uma empresa, e seu objetivo é traçar o caminho para que os objetivos da empresa sejam colocados em prática e o saldo seja positivo.
Nesse documento, é preciso, ainda, estabelecer objetivos financeiros para a organização a curto, médio e longo prazo – afinal, se não se sabe aonde quer chegar, como tomar decisões acertadas?
É com base nisso que se caminha rumo ao futuro da empresa, levando em consideração a análise da situação atual. Ele é, também, o guia do gestor – porque é a partir desse documento que ele consegue avaliar o andamento da situação e entender se o fluxo de caixa e a margem de lucro estão ou não dentro do previsto.
Crie uma reserva financeira
Faz parte da frente “gestão de crises” a criação de uma reserva financeira para a empresa. Isso é essencial porque imprevistos sempre podem acontecer e, numa dessas, quando não existe nenhum dinheiro guardado, a empresa pode quebrar por conta de uma eventualidade.
Essa reserva precisa estar prevista desde o momento do planejamento financeiro, e se refere àquela quantia que será guardada todos os meses.
Controle o fluxo de caixa
O controle do fluxo de caixa é fundamental na gestão financeira. É necessário documentar minuciosamente todas as entradas e saídas da conta da empresa para um controle preciso. Compreender como os recursos entram e saem é essencial para entender a situação financeira da empresa. O fluxo de caixa pode ser utilizado para prever gastos e recebimentos recorrentes e garantir um saldo positivo. É crucial atualizar as informações do fluxo de caixa regularmente, utilizando um sistema, para evitar perdas.
Utilizar um sistema de registro de vendas integrado ao fluxo de caixa já ajuda tanto a manter o controle do estoque quanto das entradas para a empresa.
Não abra mão da gestão de estoque
E falando em estoque, toda empresa que trabalha com venda de produtos precisa que a gestão de estoque seja um dos pilares da gestão financeira. É por meio dela que se entende quais são os produtos que mais estão vendendo ou que estão encalhando e, sem essas informações, é impossível tomar as decisões mais acertadas relacionadas às compras.
Comprar insistentemente produtos que não estão saindo gera desperdício de dinheiro, enquanto deixar faltar os produtos mais vendidos impacta na perda de oportunidades de venda e na insatisfação dos clientes.
É claro que, vez ou outra, problemas como esses vão aparecer, já que nem tudo é previsível. Um produto pode estourar de um dia para o outro e o seu estoque não estar preparado para todo esse desejo de consumo, bem como algo que era tendência pode sair do foco num piscar de olhos. A questão é que quando tudo o que é possível prever está bem gerido, esses casos isolados têm muito menos poder de causar grandes impactos negativos.
Analise a situação constantemente
Uma boa gestão financeira precisa ser constante. Os dados devem ser analisados a todo o momento, porque não é só ao fim de uma semana ou ao fim de um mês que um problema pode ser percebido. Quanto antes ele for identificado, maiores são as chances de se preparar para remediá-lo.
Além disso, com base na análise constante é possível perceber exatamente quando é que as coisas começaram a dar errado e ter muito mais clareza sobre os motivos.
Atente-se à emissão correta de notas fiscais
Toda pessoa jurídica, mesmo aquelas em regime de microempreendedor individual (MEI), deve, por lei, emitir nota fiscal para todos os produtos vendidos ou serviços prestados. É por meio dessas notas que os impostos são calculados. Por isso, elas também precisam ser muito bem armazenadas e organizadas. Dessa forma, você evita que sua empresa tenha problemas com o imposto de renda ou em casos de fiscalização.
Acredite: se envolver em um problema jurídico certamente sai muito mais caro do que destinar os devidos esforços e recursos para manter tudo organizado e dentro da lei.
Controle e faça o possível para diminuir as taxas de inadimplência
Também cabe ao gestor financeiro monitorar as taxas de inadimplência dos clientes e criar estratégias para reduzir esse problema. Esse problema não é muito incomum no caso de compras a prazo.
Acompanhar os níveis de inadimplência dos clientes e estar ciente desses resultados é a base para entender se é preciso criar uma política mais rígida de concessão de crédito ou, até mesmo, ser mais ativo e assertivo nas cobranças.
Negócios precisam de clientes, é claro, e é tendo isso em vista que muitas empresas começam a disponibilizar cada vez mais opções de pagamento. Acontece que, além de precisar dos clientes, negócios precisam de DINHEIRO. Ele precisa entrar para que as finanças se mantenham saudáveis. Por isso, é importante encontrar a linha tênue entre quanto faz sentido facilitar a situação para manter um cliente que não paga em dia.
Conte com sistema para ser seu aliado!
Com base em todos esses tópicos, já deu para entender o quanto a gestão de uma empresa é tarefa complicada, mesmo no caso das pequenas e médias – mas, graças à tecnologia, é possível contar com grandes aliados que tornam tudo muito mais fácil.
O FlowUp é o software de gestão que veio para solucionar todos os problemas organizacionais de uma empresa. Nele é possível controlar tudo em um único sistema: projetos, equipes e financeiro, e ter total acompanhamento sobre o desempenho do seu negócio em todas essas frentes.
No âmbito da gestão financeira, é possível utilizá-lo para controlar o fluxo de caixa, emitir boletos, fazer orçamentos, gerenciar a precificação, cadastrar clientes e fornecedores e acompanhar o andamento financeiro de cada projeto e setor da empresa.
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